University of Toronto Press Solves for Efficient Password Sharing with Bitwarden

Perfil del cliente

• Fundación: 1901

• Industria: Editorial, retail

• Usuarios finales: 250-300

• Ubicación: Toronto, Ontario

Fundada en 1901, University of Toronto Press (UTP) es la editorial académica líder de Canadá y una de las editoriales universitarias más grandes de Norteamérica. Cada año, UTP publica aproximadamente 180 nuevos libros académicos, de cursos y de interés general. UTP goza de una reputación de excelencia que proviene de la publicación de autores influyentes e investigaciones destacadas.

Las operaciones de UTP se veían complicadas por un desafío que a menudo se pasa por alto: las contraseñas. Aunque el equipo conocía los administradores de contraseñas, el problema era que cada persona usaba uno diferente. Shane Rodness, administrador asociado de redes, lo describe así: “El equipo usaba administradores de contraseñas, pero como cada uno usaba el administrador de contraseñas de su preferencia... había una mezcla de personas usando diferentes [administradores]. No podíamos compartir contraseñas”.

En resumen, la gestión de contraseñas quedaba en manos de los usuarios, lo que dio como resultado una mezcla desordenada de soluciones: se usaban varios administradores de contraseñas populares y administradores locales poco conocidos, y ninguno podía comunicarse con los demás. “No había control centralizado, ni gestión centralizada de usuarios y, definitivamente, ninguna forma de compartir contraseñas de manera segura y escalable”, dijo Rodness.

Rodness y el resto del departamento de TI de UTP se reunieron para evaluar las distintas opciones de gestión de contraseñas. Al final, la elección clara que satisfacía todas sus necesidades fue Bitwarden. En particular, la forma en que Bitwarden gestiona el uso compartido mediante colecciones, que pueden entenderse como carpetas compartidas de contraseñas asignadas a grupos de usuarios específicos. Rodness explicó: “El mayor desafío que teníamos era compartir de forma segura contraseñas y secretos; era algo que necesitábamos resolver. Las colecciones de Bitwarden para compartir de forma segura nos permitieron escalar la gestión de contraseñas de una manera elegante; cumplía con muchísimos requisitos”.

¿Por qué UTP eligió Bitwarden?

• Código abierto

• Multiplataforma/dispositivo

• Grupos/Colecciones

• Auditorías de seguridad

• Uso compartido seguro

UTP organizó sus contraseñas en colecciones enfocadas en equipos, que pueden entenderse como una carpeta compartida de contraseñas en una organización de Bitwarden. Se asignó una colección de Desarrollo al equipo de desarrolladores, se creó otra para el equipo de soporte minorista, y así sucesivamente, con una colección separada para administradores con privilegios. Con cada colección creada, Rodness y su equipo dieron a los usuarios permiso para agregar nuevas contraseñas para compartirlas entre ellos sin intervención de TI: “Pudimos dividir las colecciones por equipos y crear una estructura que realmente funcionó para nosotros”.

Entre grupos y colecciones, Bitwarden ofrece una solución eficiente para compartir contraseñas y una forma para que UTP gestione contraseñas a escala. Esta flexibilidad permite una variedad de soluciones, como organizar por equipo, departamento, función y más.

Mientras evaluaba Bitwarden, Rodness examinó detenidamente Bitwarden Send, una potente función integrada para compartir texto o archivos cifrados uno a uno.

Rodness explicó: “Bitwarden Send resolvió un problema que no sabíamos que teníamos. Ahora estamos usando Bitwarden dentro del departamento de TI, pero si necesitamos comunicar una contraseña a un usuario final [que no se ha configurado en Bitwarden], ahí es donde entra Bitwarden Send, y resolvió ese problema de manera efectiva”.

La forma en que funciona Bitwarden Send es que cifra un archivo o bloque de texto y genera un enlace de la información cifrada en Bitwarden Cloud. El usuario que genera el Send puede transmitir el enlace al destinatario a través de un canal de confianza, como la mensajería instantánea interna. Al hacer clic en el enlace, el contenido se descarga y se descifra localmente. Como solo se aloja el archivo cifrado, Bitwarden no puede ver el contenido del archivo. Otros ajustes disponibles con Bitwarden Send incluyen limitar el número de descargas, asignar una fecha de vencimiento, agregar protección con contraseña y más.

“Bitwarden Send es una forma excepcional de enviar texto, contraseñas e información de manera segura. No puedo decir suficientes cosas buenas al respecto”.

La Interfaz de línea de comandos (CLI) permite a los usuarios técnicos acceder de forma rápida y sencilla a todas las funciones disponibles en otras aplicaciones cliente de Bitwarden. Esto permite crear scripts y automatizar funciones de Bitwarden, como describe Rodness: “La CLI [de Bitwarden] es una parte integral de mi proceso de scripting para la incorporación de usuarios y el uso compartido de contraseñas. La CLI me permite generar esa contraseña y guardarla en cualquier variable que quiera.

Luego puedo usar Bitwarden Send dentro de esa CLI para generar un enlace que se envía a un gerente o empleado. Todo esto se puede automatizar, lo que me facilita la vida. Como alguien que escribe scripts diseñados para la automatización, poder aprovechar Bitwarden dentro de la CLI es algo fenomenal”.

Con un sistema unificado para la gestión de contraseñas, Bitwarden Send y la automatización a través de la Interfaz de línea de comandos, el equipo de TI ha visto una mejora en todas las operaciones internas. El equipo de UTP estima que ahorra 10 horas de tiempo de TI por semana.

“Definitivamente hay mejoras en la productividad, hay mejoras en el flujo de trabajo. Bitwarden me permite ser más productivo y tener soluciones más rápidas que también son más seguras. Puedo aprovechar Bitwarden en cualquiera de mis automatizaciones”.

Con 120 años de liderazgo editorial, UTP planea seguir siendo una parte importante de la comunidad académica editorial en general. A medida que la complejidad de TI y los riesgos de seguridad han aumentado, proteger a los empleados de UTP de contraseñas inseguras y filtraciones de datos es más importante que nunca.

“Hay varias capas de seguridad y la gestión de contraseñas es 100 por ciento parte de eso”, dijo Rodness. “A todos les preocupa la seguridad interna; siempre buscamos formas de mejorar los procesos. Bitwarden se ha convertido en una pieza fundamental de nuestra postura de seguridad”.