Referente en seguridad: cómo este profesional de eventos renovó la seguridad al llevar Bitwarden al trabajo

Nombre: Oliver Needham

Cliente de Bitwarden desde: 2021

Ubicación: Peterborough, Reino Unido

Industria: Servicios para eventos

Puestos de Bitwarden gestionados: 40

Oliver Needham descubrió Bitwarden en 2021 mientras buscaba una alternativa a su solución de administrador de contraseñas existente. “Vi que otra persona usaba Bitwarden”, dijo Needham, “y me atrajo que fuera de código abierto y rentable”.

Después de probarlo, Needham descubrió que la funcionalidad multiplataforma de Bitwarden resolvía un desafío constante que tenía al compartir contraseñas con su esposa. “Yo uso Android y mi esposa usa iPhone. Ella guardaba todos sus nombres de usuario y contraseñas en iCloud. Necesitábamos un lugar al que ambos pudiéramos acceder”.

Al guardar sus contraseñas compartidas en Bitwarden, Needham y su esposa pudieron encargarse fácilmente de proyectos cotidianos. “Cuando necesitábamos iniciar sesión para pagar la factura del agua o algo así, podíamos usar Bitwarden”.

Needham y su pareja también aprovecharon el autenticador integrado de Bitwarden, que genera códigos basados en tiempo para la autenticación de dos factores (2FA). “Podíamos guardar los códigos de acceso de un solo uso en el mismo lugar, en vez de tener que usar demasiadas aplicaciones diferentes”, dijo Needham, lo que facilitó que su familia se mantuviera segura.

Como administrador de eventos virtuales en Storm Events, en Peterborough, Reino Unido, Oliver Needham vio la necesidad de usar Bitwarden más allá de su vida personal.

Storm Events almacenaba sus contraseñas en soluciones no diseñadas para la gestión de contraseñas, lo que dificultaba gestionar, actualizar y hacer seguimiento de los cambios. “Guardábamos contraseñas en Monday.com y en una hoja de cálculo. Era una forma terrible de usarlo”, dijo Needham. “Cuando alguien actualizaba contraseñas, no te enterabas de que se habían actualizado”.

Storm Events necesitaba acceso a muchas cuentas de Zoom diferentes para sus clientes, y este sistema de gestión de contraseñas no era suficiente. “Realmente estaba batallando”, recuerda Needham.

La empresa de eventos digitales necesitaba urgentemente una forma de hacer seguimiento del historial de contraseñas y gestionar el acceso de los empleados a contraseñas críticas.

Cuando Storm Events agregó un módulo de mejores prácticas de contraseñas a su programa de capacitación en seguridad de la información, Needham vio una oportunidad para adoptar Bitwarden en la organización. Needham contactó a sus colegas y dijo: “Uso [Bitwarden] todos los días en mi vida personal. ¿Podemos probarlo?”

Después de compartir más información sobre lo fácil que es usar Bitwarden y su sólida protección de datos, como el RGPD y el cifrado de conocimiento cero, Bitwarden fue la opción clara frente a otras soluciones del mercado, como Dashlane y 1Password. Las excelentes recomendaciones y la experiencia personal de Needham también hicieron que Bitwarden resultara más atractivo para Storm Events. “La empresa no había oído hablar de Bitwarden. Estaban hablando de Dashlane y 1Password”, dijo Needham, pero él insistió: “Sí, pero yo he usado esto y sé que funciona”.

El equipo de Storm Events comenzó con una prueba de concepto para probar Bitwarden, y Needham dice que no hubo objeciones una vez que sus colegas empezaron a usar el producto. “Involucramos a otras personas que tal vez nunca habían usado un administrador de contraseñas. Cuando dijeron que era muy fácil de usar, supe que era el producto correcto”, dijo Needham.

Demostrar iniciativa

Al sugerir e implementar de forma proactiva una solución que reforzó la seguridad general en el lugar de trabajo, Needham demostró sus habilidades de liderazgo. “Presentar Bitwarden consolidó la idea de que soy la persona que prueba cosas nuevas y logra que se hagan”, dijo Needham

Tomó la iniciativa al identificar un desafío en toda la organización que afectaba su productividad y presentar una solución. Needham recuerda: “Identifiqué este problema y dije: ‘Oigan, ¿podemos probar esto?’. Ha sido fácilmente una de las mejores cosas que he hecho en la empresa, ¡y estoy muy orgulloso de nuestra implementación!”

Cómo resolver los desafíos de gestión de contraseñas con Bitwarden

“Hubo bastante apoyo desde el principio por parte de muchas personas diferentes, lo que facilitó mucho que otras personas se sumaran más adelante”, dijo Needham.

Desde la implementación, Storm Events ha resuelto varios desafíos relacionados con la gestión de contraseñas en toda la organización. “Esto significa que ya no tenemos la misma contraseña para cuentas compartidas”, dijo Needham, “podemos rotarlas fácilmente en las plataformas que lo requieren, y ahora, cuando alguien pide una contraseña, por lo general revisa Bitwarden primero”.

Gestión optimizada del acceso

Con Bitwarden, Storm Events ahora puede compartir contraseñas de forma fácil y segura entre equipos y empleados a través de colecciones, lo que garantiza que solo obtengan acceso quienes lo necesitan. Las colecciones son el método principal para agrupar elementos y gestionar permisos de acceso en Bitwarden. Needham enfatizó: “Las colecciones son muy útiles para segmentarlo todo. También podemos ver quién tiene acceso a estos nombres de usuario y contraseñas”.

En combinación con los grupos de usuarios, las colecciones también le facilitaron a Storm Events la incorporación de nuevos empleados y la asignación de acceso a inicios de sesión clave. “En cuanto llega un nuevo miembro, entra en estos grupos específicos y ya tiene el 90 % de lo que necesita acceder”, dijo Needham. “No tengo que preocuparme por si tienen lo que necesitan”. Storm Events duplicó su número de empleados desde que Needham fue contratado, por lo que este flujo de incorporación fue crucial para escalar rápidamente.

El historial de contraseñas brinda visibilidad sobre los cambios

Uno de los principales desafíos que Storm Events quería abordar con su solución de gestión de contraseñas era rastrear automáticamente las actualizaciones y los cambios de contraseñas. Con los registros de historial de contraseñas integrados en Bitwarden, Needham explicó: “Storm Events ahora puede ver que alguien cambió la contraseña en una fecha determinada. Tenemos una historia mucho más completa de nuestras cuentas que cuando usábamos otros métodos de [gestión de contraseñas]”.

Bitwarden permite al equipo de Storm Events identificar quién realizó los cambios de contraseña y por qué, lo que garantiza una visibilidad confiable de la gestión de contraseñas en toda la organización.

Reemplazar contraseñas reutilizadas por alternativas seguras

Storm Events aprovecha los informes de estado de la caja fuerte de Bitwarden para identificar contraseñas reutilizadas en toda la organización. Needham dijo: “Como organización, reutilizábamos contraseñas en varias cuentas de Zoom. Era la misma contraseña cada vez”. Ahora, con Bitwarden, Storm Events reemplazó esas contraseñas de Zoom por contraseñas seguras y generadas aleatoriamente, lo que protege las cuentas de Zoom contra el acceso no autorizado y mejora la resistencia a los ataques de fuerza bruta. “Aumentamos de inmediato la seguridad de esas contraseñas”, dijo Needham, “así que todo, todas las contraseñas, mejoró”.

Mayor confianza con clientes externos

Storm Events trabaja estrechamente con clientes, vendedores y proveedores de terceros, quienes a veces requieren revisiones de seguridad adicionales antes de hacer negocios. Con Bitwarden, Needham y su equipo han hecho que este proceso sea más fácil que nunca. “Otras organizaciones [nos preguntan]: ¿usan un administrador de contraseñas?”, dijo Needham. Storm Events ahora puede responder: “¡Sí! ¡Bitwarden!”.

La información de seguridad y las auditorías de terceros de Bitwarden son fáciles de encontrar y compartir, lo que no solo le ahorra tiempo a Needham, sino que también refleja positivamente la seguridad interna de Storm Events. “Me da mucha confianza poder decir: ‘Tenemos esta área segura’, y poder hacerlo bien”, afirma Needham con orgullo.

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