Golden Communications agiliza la productividad con una gestión intuitiva de contraseñas

Fundada: 1996

Sector: diseño web y servicios web gestionados

Empleados: ~ 50

Credenciales para gestionar: 3000+

Ubicación: Newport Beach, CA

Golden Communications se especializa en servicios de agencia de marketing que incluyen diseño profesional de sitios web, web gestionada y servicios de mercado digital. Con sede en Newport Beach (California), Golden Communications y sus 50 empleados atienden a cientos de clientes, desde empresas de nueva creación y PYME hasta compañías incluidas en la lista Fortune 500. Con cuatro sedes en tres continentes, esta agencia en expansión se enorgullece de ser una empresa global con una clientela muy diversa.

Golden Communications necesitaba gestionar y almacenar de forma segura más de 3.000 credenciales asociadas a los ecosistemas de alojamiento en la nube y sitios web de sus clientes. Para hacer frente a este reto, el equipo de Golden Communications utilizó inicialmente LastPass para la gestión de contraseñas.

Aunque la solución resolvió algunos problemas iniciales, también introdujo otros nuevos para el equipo.

El primero fueron los tiempos de carga de LastPass, lo que significaba que los empleados no podían acceder rápidamente a sus bóvedas y contraseñas cuando las necesitaban, lo que repercutía negativamente en la productividad de los usuarios.

"La fuerza impulsora del cambio de LastPass fue la falta de velocidad, especialmente en la extensión de Chrome", dijo el Director Técnico, Andrew Nguyen. "Era dolorosamente lento para nuestros usuarios, que se quejaron varias veces a lo largo de los años".

Las funciones administrativas y de usuario final de LastPass también eran complejas y difíciles de usar. "Su consola de administración era muy confusa", afirma Anya Pitre, representante de atención al cliente. "A veces eliminaba a gente y enviaba un correo electrónico a toda la empresa informando de que una persona había sido eliminada. Y no pude averiguar cómo desactivarlo".

Golden Communications también emplearía regularmente un valioso tiempo de la empresa en solucionar problemas relacionados con el uso de la solución en múltiples dispositivos. Según Nguyen, "una vez a la semana o una vez cada dos semanas, un miembro del equipo utilizaba un tipo diferente de dispositivo que no funciona demasiado bien a menos que se sepan hacer ciertos trucos y consejos. Es muy agotador tener que pasar por ese proceso".

Por último, las opciones de precios de LastPass no se ajustaban a las necesidades de una empresa en crecimiento. Para beneficiarse de las funciones de seguridad específicas de la empresa que necesitaba, Golden Communications se vio obligada a adquirir puestos adicionales, aunque no los necesitara.

"Teníamos que comprar una cantidad mínima de asientos para obtener ciertas funciones empresariales, así que acabamos pagando por asientos innecesarios que no estábamos usando, lo que me pareció un poco ridículo".

Algunos miembros del equipo de Golden Communications tenían cuentas personales de Bitwarden y se lo recomendaron a Nguyen. "Han estado utilizando Bitwarden durante años y realmente les gusta para su uso personal", dijo Nguyen. "Pitre y yo nos apuntamos para probarlo y ver si Bitwarden era todo lo que decían que era".

Tras comprobar la diferencia en velocidad, intuitividad y precio, Nguyen decidió que era el momento de cambiar LastPass por Bitwarden.

Con Bitwarden, Golden Communications ha experimentado una mayor productividad con tiempos de carga más rápidos en la extensión del navegador Chrome, lo que permite a los empleados centrarse en lo que más importa: sus clientes. "Me gusta mucho la extensión de Bitwarden para Chrome, es fácil de usar y de navegar", afirma Pitre.

Bitwarden también ha minimizado la necesidad de apoyo adicional y las preguntas del equipo de Nguyen.

Cuando Golden Communications decidió cambiar a Bitwarden, la migración fue fácil. Nguyen relata: "Cuando exportamos desde LastPass e importamos a Bitwarden, la transición fue muy sencilla. Me impresionó porque teníamos montañas de datos que migrar y fue muy sencillo".

La importación sin problemas se realizó principalmente mediante la API pública de Bitwarden y la interfaz de línea de comandos. "Utilizamos una línea de comandos para eliminar miles de carpetas en una fracción de segundo, fue un proceso fácil y sin complicaciones", dijo Nguyen.

Con Bitwarden, el equipo ahora puede navegar fácilmente por los ajustes administrativos. Pitre afirmó: "Definitivamente, ha sido fácil navegar por la administración. A diferencia de LastPass, que tiene un montón de políticas diferentes que tienes que activar o desactivar, Bitwarden proporciona una experiencia mucho más ágil."

El proceso de incorporación de nuevos empleados también ha sido más sencillo con Bitwarden. Nguyen señaló que la interfaz de usuario explicativa de Bitwarden facilitó a los nuevos empleados la adopción del gestor de contraseñas.

Golden Communications necesitaba un sistema flexible de gestión de contraseñas que pudiera adaptarse a sus necesidades específicas como agencia. Con más de 3.000 credenciales que gestionar, Golden Communications accedía regularmente a sitios web y servidores de clientes con información de acceso alternativa, además de los nombres de usuario o contraseñas estándar.

Con los campos personalizados de Bitwarden, Golden Communications ahora puede rellenar automáticamente esa información. Según Nguyen, "hay muchas otras etiquetas que entran en el sitio web, no sólo el uso de una contraseña, sino otros aspectos del mismo. Este campo personalizado puede sernos muy útil".

Nguyen y su equipo también aprovecharon la flexibilidad administrativa y organizativa de Bitwarden mediante el uso de colecciones y grupos de usuarios para adaptarse a las necesidades de su agencia. "Utilizamos colecciones, esencialmente, para cada uno de nuestros clientes", dijo Pitre. A continuación, el equipo designa un grupo de usuarios para cada departamento sobre el que se definen los permisos de acceso, manteniendo organizada toda la información de los clientes.

A medida que Golden Communications siga ampliando el uso de Bitwarden, Nguyen espera poder habilitar la autenticación de dos factores (2FA) a través de Duo, así como la integración del inicio de sesión único. "De hecho, tenemos una cuenta Duo para todo el mundo aquí en Golden Comm", dijo Nguyen. "Y con suerte, con Bitwarden, la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único, mantendremos una seguridad estricta."

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