Golden Communications optimiza la productividad con una gestión intuitiva de contraseñas

Fundación: 1996

Sector: diseño de sitios web y servicios web gestionados

Empleados: ~ 50

Credenciales por gestionar: más de 3000

Ubicación: Newport Beach, California

Golden Communications se especializa en servicios de agencia de marketing, incluidos diseño profesional de sitios web, servicios web gestionados y servicios de marketing digital. Con sede en Newport Beach, California, Golden Communications y sus 50 empleados atienden a cientos de clientes, desde startups y pymes hasta empresas Fortune 500. Con cuatro ubicaciones en tres continentes, la agencia en crecimiento se enorgullece de ser una empresa global con una base diversa de clientes.

Golden Communications necesitaba gestionar y almacenar de forma segura más de 3000 credenciales asociadas con los ecosistemas de sitios web y alojamiento en la nube de sus clientes. Para abordar este desafío, el equipo de Golden Communications inicialmente usó LastPass para la gestión de contraseñas. 

Aunque la solución resolvió algunos desafíos iniciales, también generó nuevos problemas para el equipo. 

El primero fueron los tiempos de carga de LastPass, que impedían que los empleados accedieran rápidamente a sus cajas fuertes y contraseñas cuando las necesitaban, lo que afectaba negativamente la productividad de los usuarios. 

“El principal motivo para dejar LastPass fue la falta de velocidad, especialmente en la extensión de Chrome”, dijo Andrew Nguyen, director de Tecnología. “Era tremendamente lenta para nuestros usuarios, que se quejaron varias veces a lo largo de los años”.

La funcionalidad administrativa y para usuarios finales de LastPass también era compleja y difícil de usar. “Su consola de administrador era muy confusa para navegar”, dijo Anya Pitre, representante de Servicios al Cliente. “A veces eliminaba personas y se enviaba un correo electrónico a toda la empresa informando que una persona había sido eliminada. Y no lograba entender cómo desactivarlo”. 

Golden Communications también dedicaba con frecuencia valioso tiempo de la empresa a solucionar problemas al usar la solución en múltiples dispositivos. Según Nguyen: “Una vez a la semana o cada dos semanas, un miembro del equipo usaba un tipo de dispositivo diferente que no funcionaba muy bien a menos que supieras ciertos consejos y trucos. Es muy agotador tener que pasar por ese proceso”. 

Por último, las opciones de precio de LastPass no se ajustaban a las necesidades de una empresa en crecimiento. Para beneficiarse de las funciones de seguridad específicas para empresas que necesitaba, Golden Communications se veía obligada a comprar puestos adicionales, aunque no los necesitara.

“Teníamos que comprar una cantidad mínima de puestos para obtener ciertas funciones empresariales, así que terminamos pagando por puestos innecesarios que no usábamos, lo cual me pareció un poco ridículo”.

Algunos miembros del equipo de Golden Communications tenían cuentas personales de Bitwarden y se lo recomendaron a Nguyen. “Han usado Bitwarden durante años y les gusta mucho para uso personal”, dijo Nguyen. “Pitre y yo nos registramos para probarlo y ver si Bitwarden era todo lo que decían”.

Después de ver la diferencia en velocidad, facilidad de uso y precio, Nguyen decidió que era momento de cambiar de LastPass a Bitwarden.

Con Bitwarden, Golden Communications ha logrado una mayor productividad gracias a tiempos de carga más rápidos en la extensión de navegador de Chrome, lo que permite que los empleados se concentren en lo más importante: sus clientes. “Me gusta mucho la extensión de Bitwarden para Chrome; es fácil de usar y de navegar”, dijo Pitre. 

Bitwarden también ha reducido la necesidad de soporte adicional y de responder preguntas del equipo de Nguyen.

Cuando Golden Communications decidió cambiarse a Bitwarden, la migración fue sencilla. Nguyen recuerda: “Cuando exportamos desde LastPass e importamos a Bitwarden, la transición fue muy fluida. Me impresionó porque migramos enormes cantidades de datos y fue muy simple”.

La importación sin inconvenientes fue posible principalmente gracias a la API pública y la interfaz de línea de comandos de Bitwarden. “Usamos una línea de comandos para eliminar miles de carpetas en una fracción de segundo; fue un proceso fluido y sencillo”, dijo Nguyen.

Con Bitwarden, el equipo ahora puede navegar fácilmente por los ajustes administrativos. Pitre comentó: “Definitivamente, ha sido fácil navegar por la administración. A diferencia de LastPass, que tiene muchas políticas distintas que hay que activar o desactivar, Bitwarden ofrece una experiencia mucho más optimizada”. 

El proceso de incorporación de nuevos empleados también ha sido más directo con Bitwarden. Nguyen señaló que la interfaz explicativa de Bitwarden facilitó que los nuevos empleados adoptaran el administrador de contraseñas.

Golden Communications necesitaba un sistema flexible de gestión de contraseñas que pudiera adaptarse a sus necesidades específicas como agencia. Con más de 3000 credenciales por gestionar, Golden Communications accedía regularmente a sitios web y servidores de clientes con información de inicio de sesión alternativa, además de nombres de usuario o contraseñas estándar. 

Con los campos personalizados de Bitwarden, Golden Communications ahora puede autocompletar fácilmente esa información. Según Nguyen, “hay muchas otras etiquetas que se ingresan en el sitio web, no solo una contraseña, sino otros aspectos. Este campo personalizado puede ser muy útil para nosotros”.

Nguyen y su equipo también aprovecharon la configuración administrativa y organizacional flexible de Bitwarden al usar colecciones y grupos de usuarios para adaptarse a las necesidades de su agencia. “Usamos colecciones, básicamente, para cada uno de nuestros clientes”, dijo Pitre. Luego, el equipo asigna un grupo de usuarios a cada departamento en el que definen permisos de acceso, manteniendo organizada toda la información de los clientes. 

A medida que Golden Communications continúa ampliando el uso de Bitwarden, Nguyen espera habilitar la autenticación de dos factores (2FA) mediante Duo, así como la integración de inicio de sesión único. “De hecho, tenemos una cuenta de Duo para todos aquí en Golden Comm”, dijo Nguyen. “Y esperamos que, con Bitwarden, la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único, mantengamos una seguridad sólida”.

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