University of Toronto Press rende efficiente la condivisione delle password con Bitwarden

Profilo del cliente

• Fondata nel: 1901

• Settore: editoria, retail

• Utenti finali: 250-300

• Sede: Toronto, Ontario

Fondata nel 1901, University of Toronto Press (UTP) è la principale casa editrice accademica del Canada e una delle più grandi case editrici universitarie del Nord America. Ogni anno, UTP pubblica circa 180 nuovi libri accademici, di testo e di interesse generale. UTP gode di una reputazione di eccellenza, frutto della pubblicazione di autori influenti e ricerche di alto livello.

Le attività operative di UTP erano ostacolate da una sfida spesso sottovalutata: le password. Sebbene il team conoscesse i gestori di password, il problema era che ognuno ne usava uno diverso. Shane Rodness, amministratore di rete associato, racconta: “Il team utilizzava gestori di password, ma poiché ognuno usava quello che preferiva... c’era un mix di persone che utilizzavano [gestori] diversi. Non potevamo condividere le password.”

In breve, la gestione delle password era lasciata agli utenti, con il risultato di una combinazione disordinata di soluzioni: erano in uso diversi gestori di password popolari e gestori locali poco conosciuti, e nessuno era in grado di comunicare con gli altri. “Non c’era alcun controllo centralizzato, nessuna gestione centralizzata degli utenti e sicuramente nessun modo per condividere le password in modo sicuro e scalabile”, ha affermato Rodness.

Rodness e il resto del reparto IT di UTP si sono riuniti per valutare le diverse opzioni di gestione delle password. Alla fine, la scelta più evidente, in grado di soddisfare tutte le loro esigenze, è stata Bitwarden. In particolare, il modo in cui Bitwarden gestisce la condivisione tramite raccolte, che possono essere considerate cartelle condivise di password assegnate a gruppi di utenti specifici. Rodness ha spiegato: “La sfida più grande era condividere in modo sicuro password e segreti: era un problema che dovevamo risolvere. Le raccolte Bitwarden per la condivisione sicura ci hanno permesso di scalare la gestione delle password in modo elegante: soddisfacevano moltissimi requisiti.”

Perché UTP ha scelto Bitwarden?

• Open source

• Compatibilità multipiattaforma e multi-dispositivo

• Gruppi/Raccolte

• Audit di sicurezza

• Condivisione sicura

UTP ha organizzato le proprie password in raccolte incentrate sui team, che possono essere considerate come una cartella condivisa di password in un'organizzazione Bitwarden. Una raccolta Sviluppatori è stata assegnata al team di sviluppo, ne è stata creata una per il team di supporto retail e così via, con una raccolta separata per gli amministratori con privilegi. Dopo aver creato ciascuna raccolta, Rodness e il suo team hanno concesso agli utenti l'autorizzazione ad aggiungere nuove password da condividere tra loro senza l'intervento dell'IT: “Siamo riusciti a suddividere le raccolte per team e a creare una struttura che funzionava davvero per noi”.

Grazie a gruppi e raccolte, Bitwarden offre una soluzione efficiente per condividere le password e un modo per UTP di gestirle su larga scala. Questa flessibilità abilita diverse soluzioni, come l'organizzazione per team, reparto, funzione o altro ancora.

Durante la valutazione di Bitwarden, Rodness ha esaminato attentamente Bitwarden Send, una potente funzionalità integrata per la condivisione crittografata uno a uno di testo o file.

Rodness ha spiegato: “Bitwarden Send ha risolto un problema che non sapevamo di avere. Al momento usiamo Bitwarden all'interno del reparto IT, ma se dobbiamo comunicare una password a un utente finale [che non è stato configurato in Bitwarden], è lì che entra in gioco Bitwarden Send, e ha risolto il problema in modo efficace”.

Il funzionamento di Bitwarden Send consiste nel crittografare un file o un blocco di testo e generare un link alle informazioni crittografate su Bitwarden Cloud. L'utente che genera il Send può trasmettere il link al destinatario tramite un canale affidabile, come la messaggistica istantanea interna. Facendo clic sul link, il contenuto viene scaricato e decrittografato localmente. Poiché viene ospitato solo il file crittografato, Bitwarden non può vedere il contenuto del file. Altre impostazioni disponibili con Bitwarden Send includono la limitazione del numero di download, l'assegnazione di una data di scadenza, l'aggiunta della protezione tramite password e altro ancora.

“Bitwarden Send è un modo eccellente per inviare testo, password e informazioni in modo sicuro. Non potrei parlarne meglio.”

La Command Line Interface (CLI) consente agli utenti tecnici di accedere in modo rapido e semplice a tutte le funzioni disponibili nelle altre applicazioni client di Bitwarden. Questo permette di creare script e automatizzare le funzioni di Bitwarden, come descrive Rodness: “La CLI [di Bitwarden] è parte integrante del mio processo di scripting per l'onboarding degli utenti e la condivisione delle password. La CLI mi consente di generare quella password e salvarla in qualsiasi variabile desideri.

Posso quindi usare Bitwarden Send all'interno della CLI per generare un link da inoltrare a un manager o a un dipendente. Tutto questo può essere automatizzato, il che mi semplifica la vita. Per una persona che scrive script pensati per l'automazione, poter sfruttare Bitwarden all'interno della CLI è qualcosa di straordinario.”

Grazie a un sistema unificato per la gestione delle password, a Bitwarden Send e all'automazione tramite la Command Line Interface, il team IT ha riscontrato miglioramenti in tutte le operazioni interne. Il team UTP stima di risparmiare 10 ore di lavoro IT a settimana.

“Ci sono sicuramente miglioramenti nella produttività e nei flussi di lavoro. Bitwarden mi consente di essere più produttivo e di avere soluzioni più rapide e anche più sicure. Posso sfruttare Bitwarden in qualunque mia automazione.”

Con 120 anni di leadership nell'editoria, UTP intende continuare a svolgere un ruolo importante nella più ampia comunità dell'editoria accademica. Con l'aumento della complessità IT e dei rischi per la sicurezza, proteggere i dipendenti di UTP da password non sicure e violazioni dei dati è più importante che mai.

“La sicurezza si compone di più livelli e la gestione delle password ne fa parte al 100%”, ha affermato Rodness. “Tutti sono preoccupati per la sicurezza interna: siamo sempre alla ricerca di modi per migliorare i processi. Bitwarden è diventato un elemento fondamentale della nostra postura di sicurezza.”