Golden Communications ottimizza la produttività con una gestione intuitiva delle password

Fondata nel: 1996

Settore: web design e servizi web gestiti

Dipendenti: ~ 50

Credenziali da gestire: 3000+

Sede: Newport Beach, California

Golden Communications è specializzata in servizi di agenzia di marketing, tra cui web design professionale, servizi web gestiti e servizi di marketing digitale. Con sede a Newport Beach, California, Golden Communications e i suoi 50 dipendenti supportano centinaia di clienti, dalle start-up alle PMI fino alle aziende Fortune 500. Con quattro sedi in tre continenti, l’agenzia in crescita è orgogliosa di essere un’azienda globale con una clientela diversificata.

Golden Communications doveva gestire e archiviare in modo sicuro oltre 3.000 credenziali associate agli ecosistemi di siti web e hosting cloud dei propri clienti. Per affrontare questa sfida, il team di Golden Communications ha inizialmente utilizzato LastPass per la gestione delle password. 

Sebbene la soluzione avesse risolto alcune sfide iniziali, ha anche introdotto nuovi problemi per il team. 

Il primo riguardava i tempi di caricamento di LastPass: i dipendenti non riuscivano ad accedere rapidamente alle loro casseforti e password quando ne avevano bisogno, con un impatto negativo sulla produttività degli utenti. 

“Il motivo principale del passaggio da LastPass è stata la mancanza di velocità, soprattutto nell’estensione Chrome,” ha affermato Andrew Nguyen, Chief Technical Officer. “Era terribilmente lenta per i nostri utenti, che nel corso degli anni si sono lamentati più volte.”

Anche le funzionalità amministrative e per gli utenti finali di LastPass erano complesse e difficili da usare. “La loro console di amministrazione era molto complicata da navigare,” ha dichiarato Anya Pitre, Client Services Representative. “A volte rimuovevo delle persone e partiva un’e-mail a tutta l’azienda per comunicare che una persona era stata rimossa. E non riuscivo a capire come disattivare questa funzione.” 

Golden Communications impiegava regolarmente tempo aziendale prezioso per risolvere problemi legati all’uso della soluzione su più dispositivi. Secondo Nguyen, “Una volta alla settimana o ogni due settimane, un membro del team usava un tipo di dispositivo diverso che non funzionava molto bene, a meno di conoscere determinati trucchi. Dover seguire ogni volta quel processo è davvero estenuante.” 

Infine, le opzioni di prezzo di LastPass non si adattavano alle esigenze di un’azienda in crescita. Per usufruire delle funzionalità di sicurezza specifiche per le aziende di cui aveva bisogno, Golden Communications era costretta ad acquistare postazioni aggiuntive, anche se non le servivano.

“Dovevamo acquistare un numero minimo di postazioni per ottenere determinate funzionalità aziendali, quindi finivamo per pagare postazioni inutili che non usavamo, cosa che mi sembrava un po’ ridicola.”

Alcuni membri del team di Golden Communications avevano account personali Bitwarden e lo hanno consigliato a Nguyen. “Lo usano da anni e lo apprezzano molto per uso personale”, ha dichiarato Nguyen. “Pitre e io ci siamo registrati per provarlo e vedere se Bitwarden fosse davvero all’altezza di quanto dicevano.”

Dopo aver notato la differenza in termini di velocità, intuitività e prezzo, Nguyen ha deciso che era il momento di passare da LastPass a Bitwarden.

Con Bitwarden, Golden Communications ha riscontrato una maggiore produttività grazie a tempi di caricamento più rapidi nell’estensione per browser Chrome, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su ciò che conta di più: i clienti. “Mi piace molto l’estensione Bitwarden per Chrome: è facile da usare e da navigare”, ha dichiarato Pitre. 

Bitwarden ha inoltre ridotto al minimo la necessità di supporto aggiuntivo e di domande da parte del team di Nguyen.

Quando Golden Communications ha deciso di passare a Bitwarden, la migrazione è stata semplice. Nguyen racconta: “Quando abbiamo esportato da LastPass e importato in Bitwarden, la transizione è stata molto fluida. Mi ha colpito, perché avevamo enormi quantità di dati da migrare ed è stato tutto molto semplice.”

L’importazione senza intoppi è stata resa possibile principalmente dall’API pubblica e dall’interfaccia a riga di comando di Bitwarden. “Abbiamo usato una riga di comando per rimuovere migliaia di cartelle in una frazione di secondo: è stato un processo fluido e semplice”, ha dichiarato Nguyen.

Con Bitwarden, il team riesce ora a navigare facilmente nelle impostazioni amministrative. Pitre ha commentato: “È stato decisamente facile orientarsi nell’amministrazione. A differenza di LastPass, che ha molte policy diverse da abilitare o disabilitare, Bitwarden offre un’esperienza molto più semplificata.” 

Anche il processo di onboarding per i nuovi dipendenti è diventato più lineare con Bitwarden. Nguyen ha osservato che l’interfaccia esplicativa di Bitwarden ha reso più agevole per i nuovi dipendenti adottare il gestore di password.

Golden Communications aveva bisogno di un sistema flessibile di gestione delle password, in grado di adattarsi alle esigenze specifiche di un’agenzia. Con oltre 3.000 credenziali da gestire, Golden Communications accedeva regolarmente a siti web e server dei clienti con informazioni di accesso alternative, oltre a nomi utente o password standard. 

Con i campi personalizzati di Bitwarden, Golden Communications può ora compilare automaticamente queste informazioni con facilità. Secondo Nguyen, “nei siti web ci sono molte altre etichette, non solo la password, ma anche altri aspetti. Questo campo personalizzato può esserci molto utile.”

Nguyen e il suo team hanno inoltre sfruttato la configurazione amministrativa e organizzativa flessibile di Bitwarden usando raccolte e gruppi di utenti per adattarsi alle esigenze dell’agenzia. “Usiamo le raccolte, in sostanza, per ciascuno dei nostri clienti”, ha dichiarato Pitre. Il team assegna poi un gruppo di utenti a ciascun reparto, definendone le autorizzazioni di accesso e mantenendo organizzate tutte le informazioni dei clienti. 

Mentre Golden Communications continua a estendere l’uso di Bitwarden, Nguyen guarda con interesse all’attivazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) tramite Duo, oltre all’integrazione del single sign-on. “In realtà abbiamo un account Duo per tutti qui in Golden Comm”, ha dichiarato Nguyen. “E speriamo che, con Bitwarden, l’autenticazione a due fattori e il single sign-on, riusciremo a mantenere un livello di sicurezza elevato.”

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