Dal caos delle credenziali alla tranquillità: come Bitwarden ha rafforzato la sicurezza alla Hillbrook Anglican School

Fondata: 1986 Dimensioni: 250 dipendenti Settore: Istruzione Sede: Enoggera, Australia Soluzione precedente: LastPass

La Hillbrook Anglican School accoglie 900 studenti dalla 7ª alla 12ª classe nel suo campus nei sobborghi di Brisbane, in Australia. Oltre agli studenti e al corpo docente, la Hillbrook Anglican School comprende anche reparti dedicati a IT, finanza, iscrizioni e marketing. La scuola è molto apprezzata per l’elevato livello accademico e il curriculum completo. Con un approccio olistico volto a mantenere la sua eccellente reputazione, Hillbrook cercava una soluzione solida per la gestione delle password, capace di proteggere le informazioni sensibili di studenti e amministrazione.

A causa di importanti violazioni dei dati che avevano interessato la soluzione precedente, Lee Pickering, Director of IT della Hillbrook Anglican School, era sempre più preoccupato per la dipendenza da quello strumento. Pickering aveva inoltre notato una grave lacuna nella gestione delle credenziali salvate da ex membri del personale. Assumere la titolarità di queste password si era rivelato estremamente difficile e dispendioso in termini di tempo. Pickering e il team IT hanno quindi valutato alternative, restringendo la ricerca a gestori di password affidabili e sicuri che valessero il tempo, il denaro e le energie della scuola.

Pickering conosceva Bitwarden, avendolo utilizzato presso il suo precedente datore di lavoro. Sapeva che era una soluzione indipendente dalla piattaforma, in grado di offrire notevole flessibilità, e alla fine ha scelto di implementarla in tutta l’amministrazione di Hillbrook. Tra i vantaggi più evidenti c’erano la funzionalità di vault personali e dell’organizzazione, con la possibilità di trasferire dati tra di essi, le Raccolte Bitwarden, che consentivano la segmentazione per reparto, e la possibilità di assegnare ai responsabili di reparto la titolarità della propria raccolta e delle relative sotto-raccolte. Attualmente Hillbrook suddivide le Raccolte Bitwarden per reparto, ad esempio IT, finanza o marketing. “Anche se l’IT supervisiona tutto, permettiamo ai responsabili di reparto di controllare le proprie password, garantendo così un alto grado di autonomia”, ha dichiarato Pickering. “Bitwarden funziona davvero benissimo per le nostre esigenze.”

Con Bitwarden in uso, Pickering ha ritrovato tranquillità su tutti i fronti. “Ora il personale può entrare e uscire dall’organizzazione senza ostacoli legati alla titolarità delle password”, ha spiegato. “È molto più facile conservare le password quando il personale lascia l’istituto.” Anche il fatto che Bitwarden soddisfi il framework di cybersicurezza australiano “Essential Eight” è stato fondamentale, così come la possibilità di conformarsi agli standard internazionali NIST. 

Da quando ha implementato Bitwarden, Hillbrook beneficia di una condivisione delle password tra reparti più semplice e sicura, eliminando la necessità di annotare le password o inviarle via email. Allo stesso tempo, il personale ha abbandonato la dipendenza dai gestori di password basati sul browser — una strategia comune ma rischiosa per gestire le password — a favore dell’estensione browser di Bitwarden. “All’inizio c’è stata qualche esitazione sull’implementazione, dovuta all’abitudine di salvare le password nei browser, ma l’estensione browser di Bitwarden ha davvero eliminato quel problema”, ha affermato Pickering. Parallelamente alla transizione dai gestori di password del browser, Hillbrook ha integrato Microsoft Entra ID con Bitwarden per un SSO fluido, con MFA attiva per la maggior parte degli utenti. Il personale ha inoltre iniziato ad affidarsi a Bitwarden per archiviare note e informazioni sulle carte di credito per uso organizzativo.

Il team IT di Hillbrook ha adottato un approccio trasparente e comunicativo all’onboarding. “L’IT è stato il primo a salire a bordo e abbiamo dimostrato che funzionava molto bene”, ha raccontato Pickering. “Poi l’abbiamo implementato nel team finance, con altri reparti che si sono aggiunti poco dopo. Nel complesso, l’onboarding è stato fluido e il personale ci ha dato grande supporto.” Pickering si concentra sull’educare gli utenti ai vantaggi di Bitwarden fin dal primo contatto e sottolinea l’importanza di rendere la password principale il più robusta possibile. Con un cenno al ‘Signore degli Anelli’, Pickering ha detto che spesso presenta la password principale come “l’unica password per domarle tutte”.

Hillbrook prevede di aumentare di dieci volte i propri posti Bitwarden, con una futura implementazione che coinvolgerà il personale docente. Questo includerà formazione e onboarding completi, soprattutto per gli insegnanti che non hanno mai usato un gestore di password. “Condivideremo informazioni su ciò che è in arrivo, video sul prodotto, lo mostreremo durante le sessioni con tutti gli insegnanti e organizzeremo incontri individuali su come funziona il prodotto. Il nostro obiettivo è supportare il percorso iniziale, così che risulti meno impegnativo.”

Pickering consiglia vivamente Bitwarden ad altre organizzazioni, inclusi gli istituti scolastici. “La flessibilità del sistema, la facilità di assumere la titolarità durante le transizioni del personale e i notevoli miglioramenti di sicurezza offerti da Bitwarden ci hanno reso la vita molto più semplice e senza stress.”

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