University of Toronto Press hittar en effektiv lösning för lösenordsdelning med Bitwarden

Kundprofil

• Grundat: 1901

• Bransch: Förlag, detaljhandel

• Slutanvändare: 250–300

• Plats: Toronto, Ontario

University of Toronto Press (UTP) grundades 1901 och är Kanadas ledande akademiska förlag samt ett av de största universitetsförlagen i Nordamerika. Varje år ger UTP ut cirka 180 nya vetenskapliga böcker, kursböcker och böcker av allmänt intresse. UTP har ett gott rykte för kvalitet, som bygger på publiceringen av inflytelserika författare och framstående forskning.

UTP:s verksamhet tyngdes av en ofta förbisedd utmaning: lösenord. Teamet kände till lösenordshanterare, men problemet var att alla använde olika. Shane Rodness, biträdande nätverksadministratör, beskriver: ”Teamet använde lösenordshanterare, men eftersom alla använde den lösenordshanterare de själva hade valt … fanns det en blandning av personer som använde olika [hanterare]. Vi kunde inte dela lösenord.”

Kort sagt lämnades lösenordshanteringen åt användarna, vilket resulterade i en rörig blandning av lösningar: flera populära lösenordshanterare och obskyra lokala hanterare användes, och ingen av dem kunde kommunicera med varandra. ”Det fanns ingen centraliserad kontroll, ingen centraliserad användarhantering och definitivt inget sätt att dela lösenord på ett säkert och skalbart sätt”, sade Rodness.

Rodness och resten av UTP:s IT-avdelning satte sig ned för att utvärdera de olika alternativen för lösenordshantering. Till slut var Bitwarden det självklara valet som uppfyllde alla deras behov. I synnerhet sättet som Bitwarden hanterar delning via samlingar, som kan ses som delade mappar med lösenord som tilldelas specifika användargrupper. Rodness förklarade: ”Den största utmaningen vi hade var att dela lösenord och hemligheter på ett säkert sätt – det var något vi behövde lösa. Bitwardens samlingar för säker delning gjorde att vi kunde skala lösenordshanteringen på ett elegant sätt – det uppfyllde så många av våra krav.”

Varför valde UTP Bitwarden?

• Öppen källkod

• Fungerar på flera plattformar/enheter

• Grupper/samlingar

• Säkerhetsgranskningar

• Säker delning

UTP ordnade sina lösenord i teaminriktade samlingar, som kan ses som en delad mapp med lösenord i en Bitwarden-organisation. En utvecklarsamling tilldelades utvecklarteamet, en skapades för supportteamet inom detaljhandeln och så vidare, med en separat samling för privilegierade administratörer. För varje samling som skapades gav Rodness och teamet användarna behörighet att lägga till nya lösenord för delning sinsemellan utan IT-avdelningens inblandning: ”Vi kunde dela upp samlingarna efter team och skapa en struktur som verkligen fungerade för oss.”

Med grupper och samlingar erbjuder Bitwarden en effektiv lösning för att dela lösenord och ett sätt för UTP att hantera lösenord i stor skala. Denna flexibilitet möjliggör en mängd olika lösningar, som att organisera efter team, avdelning, funktion med mera.

När Rodness utvärderade Bitwarden tittade han närmare på Bitwarden Send, en kraftfull inbyggd funktion för krypterad delning av text eller filer mellan två personer.

Rodness förklarade: ”Bitwarden Send löste ett problem som vi inte visste att vi hade. Just nu använder vi Bitwarden inom IT-avdelningen, men om vi behöver kommunicera ett lösenord till en slutanvändare [som inte har konfigurerats i Bitwarden] är det där Bitwarden Send kommer in, och det löste problemet effektivt.”

Så fungerar Bitwarden Send är att det krypterar en fil eller ett textblock och genererar en länk till den krypterade informationen i Bitwarden Cloud. Användaren som skapar en Send kan vidarebefordra länken till mottagaren via en betrodd kanal, till exempel ett internt snabbmeddelande. När mottagaren klickar på länken laddas innehållet ned och dekrypteras lokalt. Eftersom endast den krypterade filen lagras kan Bitwarden inte se filens innehåll. Andra inställningar som finns i Bitwarden Send är bland annat att begränsa antalet nedladdningar, ange ett utgångsdatum, lägga till lösenordsskydd med mera.

”Bitwarden Send är ett enastående sätt att skicka text, lösenord och information säkert. Jag kan inte nog betona hur bra det är.”

Kommandoradsgränssnittet (CLI) ger tekniska användare snabb och enkel åtkomst till alla funktioner som finns i andra Bitwarden-klientappar. Detta gör det möjligt att skripta och automatisera Bitwarden-funktioner, som Rodness beskriver: ”[Bitwarden] CLI är en integrerad del av min skriptprocess för användaronboarding och lösenordsdelning. Med CLI kan jag generera lösenordet och spara det i vilken variabel jag vill.

Jag kan sedan använda Bitwarden Send i samma CLI för att generera en länk som skickas vidare till en chef eller medarbetare. Allt detta kan automatiseras, vilket gör mitt liv enklare. Som någon som skriver skript avsedda för automatisering är det fantastiskt att kunna använda Bitwarden i CLI.”

Med ett enhetligt system för lösenordshantering, Bitwarden Send och automatisering via kommandoradsgränssnittet har IT-teamet sett förbättringar i den interna verksamheten. UTP-teamet uppskattar att de sparar 10 timmars IT-tid per vecka.

”Det finns absolut förbättringar i produktiviteten, och det finns förbättringar i arbetsflödet. Bitwarden gör att jag kan vara mer produktiv och få fram snabbare lösningar som dessutom är säkrare. Jag kan använda Bitwarden i alla mina automatiseringar.”

Med 120 års ledarskap inom förlagsverksamhet planerar UTP att fortsätta vara en viktig del av den bredare akademiska förlagsvärlden. I takt med att IT-komplexiteten och säkerhetsriskerna har ökat är det viktigare än någonsin att skydda UTP:s medarbetare från osäkra lösenord och dataintrång.

”Det finns flera säkerhetslager, och lösenordshantering är till 100 procent en del av det”, sa Rodness. ”Alla är bekymrade över intern säkerhet – vi letar alltid efter sätt att förbättra processer. Bitwarden har blivit en avgörande del av vår säkerhetsstrategi.”