Golden Communications effektiviserar arbetet med intuitiv lösenordshantering

Grundat: 1996

Bransch: webbdesign och hanterade webbtjänster

Medarbetare: cirka 50

Inloggningsuppgifter att hantera: över 3 000

Plats: Newport Beach, Kalifornien

Golden Communications specialiserar sig på marknadsföringsbyråtjänster, inklusive professionell webbdesign, hanterad webb och digitala marknadsföringstjänster. Golden Communications har sitt huvudkontor i Newport Beach, Kalifornien, och företagets 50 medarbetare stöttar hundratals kunder, från startups och små och medelstora företag till Fortune 500-företag. Med fyra kontor på tre kontinenter är den växande byrån stolt över att vara ett globalt företag med en mångsidig kundbas.

Golden Communications behövde hantera och lagra över 3 000 inloggningsuppgifter på ett säkert sätt för sina kunders webbplats- och molnhostingmiljöer. För att lösa den utmaningen använde Golden Communications-teamet inledningsvis LastPass för lösenordshantering. 

Även om lösningen löste några av de inledande utmaningarna skapade den också nya problem för teamet. 

Det första var LastPass laddningstider, vilket innebar att medarbetarna inte snabbt kunde komma åt sina valv och lösenord när de behövde dem, något som påverkade användarnas produktivitet negativt. 

”Den främsta anledningen till bytet från LastPass var bristen på snabbhet, särskilt i Chrome-tillägget”, säger teknikchefen Andrew Nguyen. ”Det var plågsamt långsamt för våra användare, som klagade flera gånger under årens lopp.”

LastPass funktioner för administratörer och slutanvändare var också komplexa och svåra att använda. ”Deras administratörskonsol var väldigt förvirrande att navigera i”, säger Anya Pitre, Client Services Representative. ”Ibland tog jag bort personer och då skickades ett mejl till hela företaget om att en person hade tagits bort. Och jag kunde inte lista ut hur jag skulle stänga av det.” 

Golden Communications behövde också regelbundet lägga värdefull arbetstid på att felsöka problem med att använda lösningen på flera olika enheter. Enligt Nguyen: ”En gång i veckan eller varannan vecka använde någon i teamet en annan typ av enhet som inte fungerade särskilt bra om man inte kände till vissa tips och tricks. Det är väldigt utmattande att behöva gå igenom den processen.” 

Slutligen passade LastPass prisalternativ inte behoven hos ett växande företag. För att få tillgång till de företagsspecifika säkerhetsfunktioner som företaget behövde tvingades Golden Communications köpa ytterligare användarplatser, även om de inte behövde dem.

”Vi var tvungna att köpa ett minsta antal användarplatser för att få vissa företagsfunktioner, så det slutade med att vi betalade för onödiga platser som vi inte använde, vilket jag tyckte var lite löjligt.”

Några medarbetare på Golden Communications hade personliga Bitwarden-konton och rekommenderade det till Nguyen. ”De har använt Bitwarden i flera år och gillar det verkligen för privat bruk”, sa Nguyen. ”Pitre och jag registrerade oss för att testa och se om Bitwarden var allt de påstod att det var.”

Efter att ha sett skillnaden i hastighet, användarvänlighet och pris bestämde Nguyen att det var dags att byta från LastPass till Bitwarden.

Med Bitwarden har Golden Communications upplevt högre produktivitet tack vare snabbare laddningstider i webbläsartillägget för Chrome, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på det som är viktigast – deras kunder. ”Jag gillar verkligen Bitwardens Chrome-tillägg, det är enkelt att använda och lätt att navigera i”, sa Pitre.

Bitwarden har också minskat behovet av extra support och frågor från Nguyens team.

När Golden Communications bestämde sig för att byta till Bitwarden var migreringen enkel. Nguyen berättar: ”När vi exporterade från LastPass och importerade till Bitwarden gick övergången väldigt smidigt. Jag blev imponerad eftersom vi migrerade enorma mängder data och det var väldigt enkelt.”

Den smidiga importen möjliggjordes främst av Bitwardens publika API och kommandoradsgränssnitt. ”Vi använde en kommandorad för att ta bort tusentals mappar på ett ögonblick. Det var en smidig och enkel process”, sa Nguyen.

Med Bitwarden kan teamet nu enkelt hitta i administrationsinställningarna. Pitre nämnde: ”Det har definitivt bara varit enkelt att navigera i admin. Till skillnad från LastPass, som har en mängd olika principer som man måste aktivera eller inaktivera, ger Bitwarden en mycket smidigare upplevelse.”

Introduktionen för nya medarbetare har också blivit enklare med Bitwarden. Nguyen noterade att Bitwardens tydliga användargränssnitt gjorde det smidigare för nya medarbetare att börja använda lösenordshanteraren.

Golden Communications behövde ett flexibelt system för lösenordshantering som kunde anpassas efter deras specifika behov som byrå. Med över 3 000 inloggningsuppgifter att hantera behövde Golden Communications regelbundet komma åt kunders webbplatser och servrar med alternativa inloggningsuppgifter, utöver vanliga användarnamn eller lösenord.

Med anpassade fält i Bitwarden kan Golden Communications nu enkelt fylla i den informationen automatiskt. Enligt Nguyen ”finns det många andra etiketter som används på webbplatsen, inte bara lösenord, utan även andra aspekter. Det här anpassade fältet kan vara väldigt praktiskt för oss.”

Nguyen och hans team drog också nytta av den flexibla administrativa och organisatoriska uppsättningen i Bitwarden genom att använda samlingar och användargrupper för att passa byråns behov. ”Vi använder i princip samlingar för var och en av våra kunder”, sa Pitre. Teamet anger sedan en användargrupp för varje avdelning där de definierar åtkomstbehörigheter, vilket håller all kundinformation organiserad.

I takt med att Golden Communications fortsätter att utöka användningen av Bitwarden ser Nguyen fram emot att aktivera tvåfaktorsautentisering (2FA) via Duo, samt integration med enkel inloggning. ”Vi har faktiskt ett Duo-konto för alla här på Golden Comm”, sa Nguyen. ”Och förhoppningsvis kommer vi med Bitwarden, tvåfaktorsautentisering och enkel inloggning att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.”

Läs mer om vad Bitwarden kan göra för ditt företag och registrera dig för en kostnadsfri 7-dagars provperiod!