Från kaos med inloggningsuppgifter till sinnesro: så stärkte Bitwarden säkerheten på Hillbrook Anglican School

Grundad: 1986 Storlek: 250 anställda Bransch: Utbildning Plats: Enoggera, Australien Tidigare lösning: LastPass

Hillbrook Anglican School undervisar 900 elever i årskurs 7–12 på sitt campus i en förort till Brisbane, Australien. Utöver elever och lärare omfattar Hillbrook Anglican School även avdelningar för IT, ekonomi, antagning och marknadsföring. Skolan är välrenommerad för sina starka akademiska resultat och sin omfattande läroplan. Med en helhetssyn på att bevara sitt utmärkta rykte sökte Hillbrook en robust lösning för lösenordshantering för att skydda känslig elev- och administrativ information.

På grund av uppmärksammade dataintrång som påverkade deras tidigare lösning blev Lee Pickering, IT-chef på Hillbrook Anglican School, alltmer oroad över deras beroende av verktyget. Pickering noterade också en allvarlig brist när det gällde att hantera inloggningsuppgifter som sparats av tidigare medarbetare. Att ta över ägarskapet för dessa lösenord visade sig vara mycket svårt och tidskrävande. Pickering och IT-teamet undersökte alternativ och begränsade sökningen till tillförlitliga och säkra lösenordshanterare som var värda skolans tid, pengar och energi.

Pickering kände till Bitwarden, eftersom han hade använt det hos sin tidigare arbetsgivare. Han visste att det var en plattformsoberoende lösning som erbjöd stor flexibilitet och valde till slut att införa den i hela Hillbrooks administration. Fördelar som stack ut var funktionalitet för personliga valv och organisationsvalv med möjlighet att överföra data mellan dem, Bitwarden-samlingar som möjliggjorde avdelningsindelning, samt möjligheten att ge avdelningschefer ägarskap över sin samling och sina undersamlingar. Hillbrook delar i dagsläget upp Bitwarden-samlingar efter avdelning, till exempel IT, ekonomi eller marknadsföring. ”Även om IT har övergripande ansvar gör vi det möjligt för avdelningschefer att kontrollera sina lösenord, vilket ger en hög grad av självständighet”, sa Pickering. ”Bitwarden fungerar helt enkelt så bra för våra behov.”

Med Bitwarden på plats har Pickering fått en ny känsla av trygghet över hela linjen. ”Nu kan personal komma och gå utan hinder kring lösenordsägarskap”, sa han. ”Det är mycket enklare att behålla lösenord när personal slutar.” Att Bitwarden uppfyller det australiska cybersäkerhetsramverket ”Essential Eight” var också avgörande, liksom möjligheten att följa internationella NIST-standarder.

Sedan Hillbrook införde Bitwarden har det blivit enklare och säkrare att dela lösenord mellan avdelningar, vilket eliminerar behovet av att skriva ned lösenord eller skicka dem via e-post. Samtidigt har personalen gått från att förlita sig på webbläsarbaserade lösenordshanterare – en vanlig men riskabel strategi för lösenordshantering – till att använda Bitwardens webbläsartillägg. ”Det fanns en viss initial tvekan inför utrullningen på grund av vanan att spara lösenord i webbläsare, men Bitwardens webbläsartillägg gjorde det verkligen mycket enklare”, sa Pickering. Parallellt med övergången från webbläsarnas lösenordshanterare integrerade Hillbrook Microsoft Entra ID med Bitwarden för sömlös SSO, med MFA på plats för de flesta användare. Personalen har också börjat förlita sig på Bitwarden för att lagra anteckningar och kreditkortsinformation för organisatoriskt bruk.

Hillbrooks IT-team arbetade transparent och kommunikativt med introduktionen. ”IT var först med och vi bevisade att det fungerade riktigt bra”, sa Pickering. ”Sedan rullade vi ut det till vårt ekonomiteam, och andra avdelningar anslöt snart därefter. Sammantaget gick introduktionen smidigt och vår personal var mycket positiv.” Pickering fokuserar på att utbilda användarna om fördelarna med Bitwarden vid första kontakt och betonar vikten av att göra huvudlösenordet så starkt som möjligt. Med en blinkning till ”Sagan om ringen” sa Pickering att han ofta beskriver huvudlösenordet som ”det enda lösenordet som styr dem alla”.

Hillbrook planerar att tiodubbla antalet Bitwarden-licenser, med framtida utrullning till lärarpersonalen. Detta kommer att omfatta omfattande utbildning och introduktion, särskilt för lärare som inte har använt en lösenordshanterare. ”Vi kommer att dela information om vad som är på gång, videor om produkten, demonstrera den under möten med alla lärare och hålla enskilda genomgångar om hur produkten fungerar. Vårt mål är att stötta den inledande resan så att den känns mindre överväldigande.”

Pickering rekommenderar varmt Bitwarden till andra organisationer, inklusive utbildningsinstitutioner. ”Systemets flexibilitet, hur enkelt det är att ta över ägarskap vid personalförändringar och de betydande säkerhetsförbättringar som Bitwarden erbjuder har gjort våra liv mycket enklare och mer stressfria.”

Läs mer om vad Bitwarden kan göra för din skola eller ditt företag och registrera dig för en kostnadsfri 7-dagars provperiod!