A University of Toronto Press resolve o compartilhamento eficiente de senhas com o Bitwarden

Perfil do cliente

• Fundada em: 1901

• Setor: Publicação, Varejo

• Usuários finais: 250-300

• Localização: Toronto, Ontário

Fundada em 1901, a University of Toronto Press (UTP) é a principal editora acadêmica do Canadá e uma das maiores editoras universitárias da América do Norte. Todos os anos, a UTP publica aproximadamente 180 novos livros acadêmicos, didáticos e de interesse geral. A UTP tem uma reputação de excelência que vem da publicação de autores influentes e pesquisas excepcionais.

As operações da UTP eram prejudicadas por um desafio muitas vezes negligenciado: senhas. Embora a equipe conhecesse gerenciadores de senhas, o problema era que cada pessoa usava um diferente. Shane Rodness, administrador de rede adjunto, descreve: “A equipe usava gerenciadores de senhas, mas como cada um usava o gerenciador de senhas de sua preferência... havia uma mistura de pessoas usando diferentes [gerenciadores]. Não conseguíamos compartilhar senhas.”

Em resumo, o gerenciamento de senhas ficava a cargo dos usuários, resultando em uma mistura confusa de soluções: vários gerenciadores de senhas populares e gerenciadores locais pouco conhecidos estavam em uso, e nenhum conseguia se comunicar com os outros. “Não havia controle centralizado, nem gerenciamento centralizado de usuários e, definitivamente, nenhuma forma de compartilhar senhas de maneira segura e escalável”, disse Rodness.

Rodness e o restante do departamento de TI da UTP se reuniram para avaliar as diferentes opções de gerenciamento de senhas. No fim, a escolha clara que atendia a todas as necessidades foi o Bitwarden. Em especial, a forma como o Bitwarden lida com o compartilhamento por meio de coleções, que podem ser entendidas como pastas compartilhadas de senhas atribuídas a grupos específicos de usuários. Rodness explicou: “O maior desafio que tínhamos era compartilhar senhas e segredos com segurança — isso era algo que precisávamos resolver. As coleções do Bitwarden para compartilhamento seguro nos permitiram escalar o gerenciamento de senhas de forma elegante — atendia a muitos requisitos.”

Por que a UTP escolheu o Bitwarden?

• Código aberto

• Compatibilidade entre plataformas/dispositivos

• Grupos/Coleções

• Auditorias de segurança

• Compartilhamento seguro

A UTP organizou suas senhas em coleções voltadas para equipes, que podem ser entendidas como uma pasta compartilhada de senhas em uma organização Bitwarden. Uma coleção de Desenvolvedores foi atribuída à equipe de desenvolvimento, outra foi criada para a equipe de suporte ao varejo, e assim por diante, com uma coleção separada para administradores privilegiados. A cada coleção criada, Rodness e sua equipe concediam aos usuários permissão para adicionar novas senhas e compartilhá-las entre si sem intervenção da TI: “Conseguimos dividir as coleções por equipes e criar uma estrutura que realmente funcionou para nós.”

Com grupos e coleções, o Bitwarden oferece uma solução eficiente para compartilhar senhas e uma forma de a UTP gerenciar senhas em escala. Essa flexibilidade permite diversas soluções, como organização por equipe, departamento, função e muito mais.

Ao avaliar o Bitwarden, Rodness analisou de perto Bitwarden Send, um recurso integrado poderoso para compartilhamento criptografado individual de textos ou arquivos.

Rodness explicou: “O Bitwarden Send resolveu um problema que não sabíamos que tínhamos. No momento, estamos usando o Bitwarden dentro do departamento de TI, mas, se precisamos comunicar uma senha a um usuário final [que ainda não foi configurado no Bitwarden], é aí que entra o Bitwarden Send, e ele resolveu esse problema com eficiência.”

O funcionamento do Bitwarden Send é o seguinte: ele criptografa um arquivo ou bloco de texto e gera um link das informações criptografadas na Nuvem Bitwarden. O usuário que gera o Send pode repassar o link ao destinatário por meio de um canal confiável, como uma mensagem instantânea interna. Ao clicar no link, o conteúdo é baixado e descriptografado localmente. Como apenas o arquivo criptografado fica hospedado, o Bitwarden não consegue ver o conteúdo do arquivo. Outras configurações disponíveis no Bitwarden Send incluem limitar o número de downloads, definir uma data de expiração, adicionar proteção por senha e muito mais.

“O Bitwarden Send é uma maneira excelente de enviar textos, senhas e informações com segurança. Não tenho elogios suficientes.”

A Interface de Linha de Comando (CLI) permite que usuários técnicos acessem de forma rápida e fácil todas as funções disponíveis em outros aplicativos cliente do Bitwarden. Isso possibilita criar scripts e automatizar funções do Bitwarden, como Rodness descreve: “A CLI [do Bitwarden] é parte essencial do meu processo de criação de scripts para integração de usuários e compartilhamento de senhas. A CLI me permite gerar essa senha e salvá-la na variável que eu quiser.

Depois, posso usar o Bitwarden Send dentro dessa CLI para gerar um link que é repassado a um gerente ou funcionário. Tudo isso pode ser automatizado, o que facilita minha vida. Como alguém que escreve scripts voltados para automação, poder aproveitar o Bitwarden dentro da CLI é algo fenomenal.”

Com um sistema unificado de gerenciamento de senhas, o Bitwarden Send e a automação por meio da Interface de Linha de Comando, a equipe de TI observou melhorias em todas as operações internas. A equipe da UTP estima que economiza 10 horas de trabalho de TI por semana.

“Com certeza há melhorias na produtividade e no fluxo de trabalho. O Bitwarden me permite ser mais produtivo e ter soluções mais rápidas, que também são mais seguras. Consigo aproveitar o Bitwarden em qualquer uma das minhas automações.”

Com 120 anos de liderança em publicações, a UTP planeja continuar sendo uma parte importante da comunidade de publicação acadêmica em geral. À medida que a complexidade da TI e os riscos de segurança aumentaram, proteger os funcionários da UTP contra senhas inseguras e violações de dados é mais importante do que nunca.

“Há várias camadas de segurança, e o gerenciamento de senhas faz 100% parte disso”, disse Rodness. “Todos estão preocupados com a segurança interna; estamos sempre procurando maneiras de melhorar processos. O Bitwarden se tornou uma peça essencial da nossa postura de segurança.”