Do caos das credenciais à tranquilidade: como o Bitwarden consolidou a segurança na Hillbrook Anglican School

Fundada: 1986 Tamanho: 250 funcionários Setor: Educação Localização: Enoggera, Austrália Solução anterior: LastPass

A Hillbrook Anglican School atende 900 alunos do 7º ao 12º ano em seu campus nos subúrbios de Brisbane, Austrália. Além do corpo discente e do corpo docente, a Hillbrook Anglican School também conta com departamentos que abrangem TI, finanças, matrículas e marketing. A escola é muito respeitada por sua excelência acadêmica e seu currículo abrangente. Com uma visão holística para manter sua reputação impecável, a Hillbrook buscava uma solução robusta de gerenciamento de senhas para manter seguras as informações confidenciais de alunos e da administração.

Devido a violações de dados de grande repercussão que afetaram a solução anterior, Lee Pickering, diretor de TI da Hillbrook Anglican School, ficou cada vez mais preocupado com a dependência da ferramenta. Pickering também percebeu uma falha séria ao gerenciar credenciais salvas por ex-funcionários. Assumir a propriedade dessas senhas era extremamente difícil e demorado. Pickering e a equipe de TI pesquisaram alternativas, restringindo a busca a gerenciadores de senhas confiáveis e seguros que valessem o tempo, o dinheiro e o esforço da escola.

Pickering conhecia o Bitwarden, pois o havia usado em seu empregador anterior. Ele sabia que era uma solução independente de plataforma, que oferecia flexibilidade considerável, e acabou optando por implantá-lo em toda a administração da Hillbrook. Entre os benefícios que se destacaram estavam a funcionalidade de cofres pessoais e organizacionais, com a capacidade de transferir dados entre eles; as Coleções do Bitwarden, que permitiam a segmentação por departamento; e a possibilidade de oferecer aos gestores departamentais a propriedade de sua coleção e subcoleções. Atualmente, a Hillbrook organiza as Coleções do Bitwarden por departamento, como TI, finanças ou marketing. “Embora a TI supervisione tudo, permitimos que os gestores departamentais controlem suas senhas, o que proporciona um alto grau de autonomia”, disse Pickering. “O Bitwarden simplesmente funciona muito bem para as nossas necessidades.”

Com o Bitwarden em uso, Pickering conquistou uma nova tranquilidade em todos os aspectos. “Agora, os funcionários podem entrar e sair sem obstáculos relacionados à propriedade de senhas”, disse ele. “É muito mais fácil reter senhas quando os funcionários saem.” O fato de o Bitwarden atender ao framework de cibersegurança australiano “Essential Eight” também foi fundamental, assim como a capacidade de estar em conformidade com os padrões internacionais do NIST.

Desde a implantação do Bitwarden, a Hillbrook conta com um compartilhamento de senhas entre departamentos mais fácil e seguro, eliminando a necessidade de anotar senhas ou enviá-las por e-mail. Ao mesmo tempo, os funcionários deixaram de depender de gerenciadores de senhas integrados ao navegador — uma estratégia comum, mas arriscada, para gerenciar senhas — em favor da extensão de navegador do Bitwarden. “Houve alguma hesitação inicial em relação à implantação, devido ao hábito de salvar senhas nos navegadores, mas a extensão de navegador do Bitwarden realmente eliminou esse incômodo”, disse Pickering. Em paralelo à transição dos gerenciadores de senhas do navegador, a Hillbrook integrou o Microsoft Entra ID ao Bitwarden para SSO sem atritos, com MFA implementada para a maioria dos usuários. Os funcionários também passaram a confiar no Bitwarden para armazenar notas e informações de cartão de crédito para uso organizacional.

A equipe de TI da Hillbrook adotou uma abordagem transparente e comunicativa para o onboarding. “A TI entrou primeiro, e comprovamos que funcionava muito bem”, disse Pickering. “Depois, implantamos para nossa equipe de finanças, com outros departamentos aderindo logo em seguida. No geral, o onboarding foi tranquilo, e nossos funcionários deram muito apoio.” Pickering se concentra em educar os usuários sobre os benefícios do Bitwarden no primeiro contato e enfatiza a importância de tornar a senha mestra o mais forte possível. Em uma alusão a “O Senhor dos Anéis”, Pickering disse que costuma apresentar a senha mestra como “a senha única para governar todas as outras”.

A Hillbrook planeja ampliar em dez vezes suas licenças do Bitwarden, com uma implantação futura que incluirá o corpo docente. Isso incluirá treinamento e onboarding abrangentes, especialmente para professores que ainda não usaram um gerenciador de senhas. “Vamos compartilhar informações sobre o que está por vir, vídeos sobre o produto, fazer demonstrações em sessões com todos os professores e realizar sessões individuais sobre como o produto funciona. Nosso objetivo é ajudar na jornada inicial para que ela seja menos intimidadora.”

Pickering recomenda fortemente o Bitwarden a outras organizações, incluindo instituições de ensino. “A flexibilidade do sistema, a facilidade de assumir a propriedade durante transições de funcionários e as melhorias significativas de segurança que o Bitwarden oferece tornaram nossa vida muito mais fácil e sem estresse.”

Saiba mais sobre o que o Bitwarden pode fazer pela sua escola ou empresa e cadastre-se para um teste gratuito de 7 dias!