Hur man delar filer säkert med Bitwarden Send

Under den längsta tiden skulle de som behöver dela filer med en individ eller en grupp göra det via e-post. Det finns dock två vanliga utmaningar med denna metod. För det första, eftersom filstorlekarna fortsätter att växa (särskilt med spridningen av videofildelning), kan fler och fler e-posttjänster inte hänga med i den expansionen. Många e-posttjänster har filgränser på mindre än 100 MB, medan filer ofta är mycket större. För det andra har integritet och säkerhet blivit avgörande, så användarna måste lära sig hur man delar filer via säkrare metoder.

Om du inte krypterar din e-post, när du delar en fil via e-post, är den helt enkelt inte säker. Det kan vara ett problem, särskilt när man delar filer som innehåller känslig information som bankkontodata, personlig information, juridiskt innehåll, skatteinformation eller företagshemligheter. Om så är fallet, i sekunden som information delas via ett okrypterat e-postmeddelande med en revisor, advokat eller VD, ökar risken för exponering. Den filens säkerhet är nu beroende av den fysiska säkerheten för dina enheter och e-postkonto och att du litar på den tjänsten för att aldrig uppleva ett dataintrång; enligt forskning kan det vara orealistiskt, med 60 % av företagen som rapporterar ett dataintrång nyligen. 

Du kanske inte ens tror att du har känslig information att dela. Du kanske inte äger ett företag, har hemligstämplade dokument på din hårddisk eller känner att all information du har sparat har någon betydelse. Men alla, oavsett vem de är, har fortfarande massor av information som andra kanske vill komma åt. Har du till exempel någonsin behövt dela ditt personnummer med ett företag? Om så är fallet, skrev du det helt enkelt i brödtexten i ett e-postmeddelande och skickade det, eller inkluderade det i en bilaga? Om så är fallet, har du utsatt dig själv i riskzonen. Okrypterade e-postmeddelanden kan fångas upp av alla som har kompetens att göra det. 

Kanske har du varit tvungen att skanna och kopiera en handling, ett testamente eller ett skattedokument och skicka det till en advokat. Bifogade du den filen till ett e-postmeddelande och skickade den? Eller så kanske du laddade upp det dokumentet till Google Drive och delade det med det inbyggda delningssystemet. Du kanske har tagit ett foto av ett sådant dokument med din telefon och sedan delat det med antingen Android eller iOS delningsverktyg. Vad skulle du göra om du av misstag delade dokumentet eller bilden med fel person?

Scenarierna är obegränsade. På grund av detta är det nödvändigt att lära sig hur man delar filer samtidigt som känslig information skyddas.

Alla känner till e-post - men du kanske inte vet att alla dina e-postmeddelanden förmodligen skickas via vanlig text. Detta innebär att e-postmeddelandet och eventuella tillhörande bilagor inte är krypterade. Att kryptera din egen e-post är inte lätt för den genomsnittliga användaren. Du måste inte bara aktivera funktionen på din valda e-postklient, utan du måste också få offentliga krypteringsnycklar från dem du vill dela krypterad e-post med. Dessutom stöder tjänster som Gmail inte krypteringsverktyg från tredje part som PGP.

Lyckligtvis gör lösenordshanterare som Bitwarden detta väldigt enkelt. Med Bitwarden Send kan du skapa en ny Send som innehåller en fil med känslig information. Bitwarden Send låter dig:

• Skicka säker text.

• Skicka filer.

• Ställ in ett automatiskt raderingsdatum.

• Ställ in ett utgångsdatum.

• Ställ in ett maximalt antal åtkomster.

• Skapa ett lösenord som användarna behöver för att komma åt sändningen.

• Lägg till anteckningar.

• Dölj din e-postadress från mottagare med Bitwarden Send.

• Inaktivera sändningen manuellt så att ingen kan komma åt den.

Att skapa en säker sändning i Bitwarden är mycket enkel och kan göras helt inom det mobila, stationära eller webbaserade grafiska användargränssnittet (Figur 1).

Som ett exempel kanske du vill dela ett kontolösenord med ditt barn som precis har gått till college. Här är ett enkelt sätt att göra det:

1. Informera först barnet att de kommer att få lösenordet (kanske gör detta via telefon eller via e-post).

2. Öppna Bitwarden och klicka på fliken Skicka.

3. Ge Skicka ett namn.

4. Välj Text från Vilken typ av sändning är detta? rullgardinsmenyn.

5. Skriv eller klistra in lösenordet i textområdet. 

6. Ställ in ett valfritt lösenord (du måste kommunicera det lösenordet till mottagaren).

7. Klicka på Spara.

8. Kopiera länken Skicka i avsnittet DELA nära botten.

9. Skicka länken till mottagaren antingen via e-post eller sms.

När mottagaren har kommit åt Skicka, inaktivera den manuellt om du inte har angett ett utgångs- eller raderingsdatum.

Du kan göra samma sak med en fil. Istället för att välja Text, under skapandet av Skicka, skulle du välja Arkiv, klicka på Välj fil, leta upp filen i din skrivbordsfilhanterare och sedan slutföra skapandet av Skicka som du gjorde i föregående exempel. Med den här metoden kan du säkert skicka konfidentiella kontrakt, bankuppgifter och annan känslig information utan att oroa dig för att den äventyras under transporten.

Det tar inte mycket ansträngning att lära sig att dela känslig information. Med hjälp av verktyg som Bitwarden Send görs den processen ännu enklare. Kom bara ihåg att hantera dessa sändningar noggrant och inaktivera dem när de har tagits emot. När du har avaktiverat en Send kan du lika enkelt återaktivera och dela den igen. Tills du tar bort sändningen kommer den att vara tillgänglig för dig att använda från din Bitwarden lösenordshanterare. 

Var alltid extra försiktig när du delar känslig information med en annan person eller organisation.

Är du redo att komma igång med Bitwarden? Starta en gratis provperiod för ditt företag eller registrera dig för ett gratis individuellt konto.