University of Toronto Press trouve avec Bitwarden une solution efficace pour le partage de mots de passe

Profil du client

• Fondation : 1901

• Secteur : édition, vente au détail

• Utilisateurs finaux : 250 à 300

• Emplacement : Toronto, Ontario

Fondée en 1901, University of Toronto Press (UTP) est la principale maison d’édition universitaire du Canada et l’une des plus grandes presses universitaires d’Amérique du Nord. Chaque année, UTP publie environ 180 nouveaux ouvrages savants, manuels et livres d’intérêt général. UTP jouit d’une réputation d’excellence, née de la publication d’auteurs influents et de travaux de recherche remarquables.

Les opérations d’UTP étaient entravées par un défi souvent négligé : les mots de passe. Si l’équipe connaissait les gestionnaires de mots de passe, le problème était que chacun en utilisait un différent. Shane Rodness, administrateur réseau associé, explique : « L’équipe utilisait des gestionnaires de mots de passe, mais comme chacun utilisait le gestionnaire de mots de passe de son choix… il y avait un mélange de personnes utilisant différents [gestionnaires]. Nous ne pouvions pas partager les mots de passe. »

En bref, la gestion des mots de passe était laissée aux utilisateurs, ce qui a donné lieu à un ensemble disparate de solutions : plusieurs gestionnaires de mots de passe populaires et des gestionnaires locaux plus obscurs étaient utilisés, sans qu’aucun ne puisse communiquer avec les autres. « Il n’y avait pas de contrôle centralisé, pas de gestion centralisée des utilisateurs et, surtout, aucun moyen de partager les mots de passe de manière sécurisée et évolutive », a déclaré Rodness.

Rodness et le reste du service informatique d’UTP se sont réunis pour évaluer les différentes options de gestion des mots de passe. Au final, le choix évident qui répondait à tous leurs besoins était Bitwarden. En particulier, la façon dont Bitwarden gère le partage via les collections, que l’on peut considérer comme des dossiers partagés de mots de passe attribués à des groupes d’utilisateurs spécifiques. Rodness explique : « Le plus grand défi que nous avions était de partager en toute sécurité les mots de passe et les secrets : c’est ce que nous devions résoudre. Les collections Bitwarden pour le partage sécurisé nous ont permis de faire évoluer la gestion des mots de passe avec élégance : elles répondaient à tellement de critères. »

Pourquoi UTP a-t-elle choisi Bitwarden ?

• Open source

• Multiplateforme/multi-appareil

• Groupes/collections

• Audits de sécurité

• Partage sécurisé

UTP a organisé ses mots de passe en collections axées sur les équipes, que l’on peut considérer comme un dossier partagé de mots de passe au sein d’une organisation Bitwarden. Une collection Développeurs a été attribuée à l’équipe de développement, une autre a été créée pour l’équipe d’assistance au commerce de détail, et ainsi de suite, avec une collection distincte pour les administrateurs privilégiés. À chaque collection créée, Rodness et son équipe ont donné aux utilisateurs l’autorisation d’ajouter de nouveaux mots de passe afin de les partager entre eux sans intervention de l’IT : « Nous avons pu répartir les collections par équipes et créer une structure qui nous convenait vraiment. »

Grâce aux groupes et aux collections, Bitwarden offre une solution efficace pour partager les mots de passe, ainsi qu’un moyen pour UTP de gérer les mots de passe à grande échelle. Cette flexibilité permet diverses approches, comme une organisation par équipe, service, fonction, ou autre.

Lors de son évaluation de Bitwarden, Rodness s’est penché de près sur Bitwarden Send, une puissante fonctionnalité intégrée permettant le partage chiffré de texte ou de fichiers de personne à personne.

Rodness explique : « Bitwarden Send a résolu un problème dont nous n’avions pas conscience. Aujourd’hui, nous utilisons Bitwarden au sein du service IT, mais si nous devons communiquer un mot de passe à un utilisateur final [qui n’a pas encore été configuré dans Bitwarden], c’est là que Bitwarden Send intervient, et cela résout efficacement le problème. »

Le fonctionnement de Bitwarden Send consiste à chiffrer un fichier ou un bloc de texte, puis à générer un lien vers les informations chiffrées dans le Cloud Bitwarden. L’utilisateur qui génère l’envoi peut transmettre le lien au destinataire via un canal de confiance, comme une messagerie instantanée interne. Lorsqu’il clique sur le lien, le contenu est téléchargé et déchiffré localement. Comme seul le fichier chiffré est hébergé, Bitwarden ne peut pas voir son contenu. D’autres paramètres disponibles avec Bitwarden Send permettent notamment de limiter le nombre de téléchargements, de définir une date d’expiration, d’ajouter une protection par mot de passe, et plus encore.

« Bitwarden Send est un excellent moyen d’envoyer du texte, des mots de passe et des informations en toute sécurité. Je ne saurais en dire assez de bien. »

L’Interface en ligne de commande (CLI) permet aux utilisateurs techniques d’accéder rapidement et facilement à toutes les fonctions disponibles dans les autres applications clientes Bitwarden. Cela permet de créer des scripts et d’automatiser les fonctions Bitwarden, comme l’explique Rodness : « La CLI [Bitwarden] fait partie intégrante de mon processus de scripting pour l’intégration des utilisateurs et le partage de mots de passe. La CLI me permet de générer ce mot de passe et de l’enregistrer dans la variable de mon choix.

Je peux ensuite utiliser Bitwarden Send au sein de cette CLI pour générer un lien transmis à un manager ou à un employé. Tout cela peut être automatisé, ce qui me simplifie la vie. Pour quelqu’un comme moi qui écrit des scripts conçus pour l’automatisation, pouvoir exploiter Bitwarden dans la CLI est quelque chose de phénoménal. »

Grâce à un système unifié pour la gestion des mots de passe, à Bitwarden Send et à l’automatisation via l’Interface en ligne de commande, l’équipe IT a constaté une amélioration de ses opérations internes. L’équipe UTP estime économiser 10 heures de temps IT par semaine.

« Il y a clairement des améliorations de la productivité et du workflow. Bitwarden me permet d’être plus productif et de proposer plus rapidement des solutions qui sont aussi plus sécurisées. Je peux exploiter Bitwarden dans toutes mes automatisations. »

Forte de 120 ans de leadership dans l’édition, UTP entend rester un acteur important de la grande communauté de l’édition universitaire. Alors que la complexité IT et les risques de sécurité se sont accrus, protéger les employés d’UTP contre les mots de passe non sécurisés et les violations de données est plus important que jamais.

« La sécurité comporte plusieurs couches, et la gestion des mots de passe en fait pleinement partie », déclare Rodness. « Tout le monde se préoccupe de la sécurité interne : nous cherchons toujours des moyens d’améliorer les processus. Bitwarden est devenu un élément essentiel de notre posture de sécurité. »