Golden Communications améliore la productivité grâce à une gestion intuitive des mots de passe

Création : 1996

Secteur : conception de sites web et services web gérés

Employés : ~ 50

Identifiants à gérer : plus de 3 000

Lieu : Newport Beach, Californie

Golden Communications est spécialisée dans les services d’agence marketing, notamment la conception professionnelle de sites web, les services web gérés et les services de marketing numérique. Basée à Newport Beach, en Californie, Golden Communications et ses 50 employés accompagnent des centaines de clients, des start-ups aux PME en passant par les entreprises du Fortune 500. Avec quatre implantations sur trois continents, cette agence en pleine croissance est fière d’être une entreprise mondiale au portefeuille de clients diversifié.

Golden Communications devait gérer et stocker en toute sécurité plus de 3 000 identifiants associés aux écosystèmes d’hébergement web et cloud de ses clients. Pour relever ce défi, l’équipe de Golden Communications a d’abord utilisé LastPass pour la gestion des mots de passe. 

Si la solution a résolu certains défis initiaux, elle a également créé de nouveaux problèmes pour l’équipe. 

Le premier concernait les temps de chargement de LastPass : les employés ne pouvaient pas accéder rapidement à leurs coffres et mots de passe lorsqu’ils en avaient besoin, ce qui nuisait à leur productivité. 

« La principale raison de l’abandon de LastPass était son manque de rapidité, en particulier sur l’extension Chrome », a déclaré Andrew Nguyen, directeur technique. « C’était extrêmement lent pour nos utilisateurs, qui s’en sont plaints à plusieurs reprises au fil des ans. »

Les fonctionnalités d’administration et destinées aux utilisateurs finaux de LastPass étaient également complexes et difficiles à utiliser. « Leur console admin était très déroutante à parcourir », a déclaré Anya Pitre, représentante du service client. « Il m’arrivait de supprimer des personnes et cela envoyait un e-mail à toute l’entreprise indiquant qu’une personne avait été supprimée. Et je n’arrivais pas à trouver comment désactiver cela. » 

Golden Communications consacrait aussi régulièrement un temps précieux à résoudre des problèmes liés à l’utilisation de la solution sur plusieurs appareils. Selon Nguyen, « Une fois par semaine ou toutes les deux semaines, un membre de l’équipe utilisait un type d’appareil différent qui ne fonctionne pas très bien, à moins de connaître certaines astuces. C’est très épuisant de devoir passer par ce processus. » 

Enfin, les options tarifaires de LastPass ne répondaient pas aux besoins d’une entreprise en croissance. Pour bénéficier des fonctionnalités de sécurité propres aux entreprises dont elle avait besoin, Golden Communications était contrainte d’acheter des sièges supplémentaires, même si elle n’en avait pas l’utilité.

« Nous devions acheter un nombre minimum de sièges pour accéder à certaines fonctionnalités professionnelles, ce qui nous a conduits à payer pour des sièges inutiles que nous n’utilisions pas, ce que je trouvais un peu ridicule. »

Quelques membres de l’équipe de Golden Communications avaient des comptes personnels Bitwarden et l’ont recommandé à Nguyen. « Ils utilisent Bitwarden depuis des années et l’apprécient vraiment pour leur usage personnel », a déclaré Nguyen. « Pitre et moi nous sommes inscrits pour l’essayer et voir si Bitwarden tenait toutes ses promesses. »

Après avoir constaté la différence en matière de vitesse, d’intuitivité et de prix, Nguyen a décidé qu’il était temps de passer de LastPass à Bitwarden.

Avec Bitwarden, Golden Communications a gagné en productivité grâce à des temps de chargement plus rapides dans l’extension de navigateur Chrome, permettant aux employés de se concentrer sur ce qui compte le plus : leurs clients. « J’aime beaucoup l’extension Chrome de Bitwarden, elle est facile à utiliser et la navigation est simple », a déclaré Pitre. 

Bitwarden a également réduit le besoin d’assistance supplémentaire et le nombre de questions de l’équipe de Nguyen.

Lorsque Golden Communications a décidé de passer à Bitwarden, la migration a été facile. Nguyen raconte : « Lorsque nous avons exporté depuis LastPass et importé dans Bitwarden, la transition s’est faite tout en douceur. J’ai été impressionné, car nous avions d’énormes volumes de données à migrer, et cela a été très simple. »

Cette importation fluide a principalement été rendue possible par l’API publique et l’interface en ligne de commande de Bitwarden. « Nous avons utilisé une ligne de commande pour supprimer des milliers de dossiers en une fraction de seconde ; le processus a été simple et fluide », a déclaré Nguyen.

Avec Bitwarden, l’équipe peut désormais parcourir facilement les paramètres administratifs. Pitre a indiqué : « La navigation dans l’admin est vraiment simple. Contrairement à LastPass, qui comporte de nombreuses politiques de sécurité à activer ou désactiver, Bitwarden offre une expérience bien plus simplifiée. » 

Le processus d’intégration des nouveaux employés est également devenu plus simple avec Bitwarden. Nguyen a souligné que l’interface explicative de Bitwarden facilitait l’adoption du gestionnaire de mots de passe par les nouveaux employés.

Golden Communications avait besoin d’un système de gestion des mots de passe flexible, capable de s’adapter à ses besoins spécifiques en tant qu’agence. Avec plus de 3 000 identifiants à gérer, Golden Communications accédait régulièrement aux sites Web et aux serveurs de ses clients avec d’autres informations de connexion, en plus des noms d’utilisateur ou mots de passe standard. 

Grâce aux champs personnalisés de Bitwarden, Golden Communications peut désormais remplir automatiquement ces informations facilement. Selon Nguyen, « de nombreux autres libellés entrent en jeu sur le site Web, pas seulement l’utilisation d’un mot de passe, mais aussi d’autres aspects. Ce champ personnalisé peut être très pratique pour nous. »

Nguyen et son équipe ont également tiré parti de la configuration administrative et organisationnelle flexible de Bitwarden en utilisant des collections et des groupes d’utilisateurs pour répondre aux besoins de leur agence. « Nous utilisons des collections, essentiellement, pour chacun de nos clients », a déclaré Pitre. L’équipe désigne ensuite un groupe d’utilisateurs pour chaque service, sur lequel elle définit les autorisations d’accès, afin de garder toutes les informations des clients organisées. 

Alors que Golden Communications continue d’étendre son utilisation de Bitwarden, Nguyen a hâte d’activer l’authentification à deux facteurs (2FA) via Duo, ainsi que l’intégration de l’authentification unique. « Nous avons en fait un compte Duo pour tout le monde ici chez Golden Comm », a déclaré Nguyen. « Et nous espérons qu’avec Bitwarden, l’authentification à deux facteurs et l’authentification unique, nous conserverons une sécurité renforcée. »

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