University of Toronto Press findet mit Bitwarden eine Lösung für effiziente Passwortfreigabe

Kundenprofil

• Gegründet: 1901

• Branche: Verlagswesen, Einzelhandel

• Endbenutzer: 250–300

• Standort: Toronto, Ontario

Die 1901 gegründete University of Toronto Press (UTP) ist Kanadas führender Wissenschaftsverlag und einer der größten Universitätsverlage Nordamerikas. Jedes Jahr veröffentlicht UTP etwa 180 neue wissenschaftliche Bücher, Lehrbücher und Sachbücher für ein breiteres Publikum. UTP genießt einen hervorragenden Ruf, der auf der Veröffentlichung einflussreicher Autorinnen und Autoren sowie herausragender Forschung beruht.

Der Betrieb von UTP wurde durch eine oft übersehene Herausforderung erschwert: Passwörter. Zwar war das Team mit Passwort-Managern vertraut, doch das Problem bestand darin, dass alle einen anderen nutzten. Shane Rodness, stellvertretender Netzwerkadministrator, beschreibt: „Das Team nutzte Passwort-Manager, aber da alle den Passwort-Manager ihrer Wahl verwendeten ... gab es eine Mischung aus Personen, die unterschiedliche [Manager] nutzten. Wir konnten keine Passwörter teilen.“

Kurz gesagt: Die Passwortverwaltung wurde den Benutzern überlassen, was zu einem unübersichtlichen Mix aus Lösungen führte. Es wurden mehrere beliebte Passwort-Manager und wenig bekannte lokale Manager genutzt, und keiner konnte mit den anderen kommunizieren. „Es gab keine zentrale Kontrolle, keine zentrale Benutzerverwaltung und definitiv keine Möglichkeit, Passwörter auf sichere und skalierbare Weise zu teilen“, sagte Rodness.

Rodness und der Rest der IT-Abteilung von UTP setzten sich zusammen, um die verschiedenen Optionen für die Passwortverwaltung zu bewerten. Am Ende war Bitwarden die klare Wahl, die all ihre Anforderungen erfüllte. Besonders überzeugte die Art und Weise, wie Bitwarden die Freigabe über Sammlungen, die man sich als gemeinsam genutzte Passwort-Ordner vorstellen kann, die bestimmten Benutzergruppen zugewiesen sind. Rodness erklärte: „Die größte Herausforderung für uns war das sichere Teilen von Passwörtern und Geheimnissen – genau dafür brauchten wir eine Lösung. Bitwarden-Sammlungen für die sichere Freigabe ermöglichten es uns, die Passwortverwaltung auf elegante Weise zu skalieren – sie erfüllten so viele Anforderungen.“

Warum hat sich UTP für Bitwarden entschieden?

• Open Source

• Plattform-/geräteübergreifend

• Gruppen/Sammlungen

• Sicherheitsaudits

• Sicheres Teilen

UTP organisierte seine Passwörter in teamorientierten Sammlungen, die man sich wie einen gemeinsam genutzten Ordner mit Passwörtern in einer Bitwarden-Organisation vorstellen kann. Dem Entwicklerteam wurde eine Entwickler-Sammlung zugewiesen, eine weitere wurde für das Retail-Support-Team erstellt und so weiter – mit einer separaten Sammlung für privilegierte Administratoren. Bei jeder erstellten Sammlung gaben Rodness und sein Team den Benutzern die Berechtigung, neue Passwörter hinzuzufügen, um sie untereinander zu teilen – ohne Eingreifen der IT. „Wir konnten Sammlungen nach Teams aufteilen und eine Struktur schaffen, die für uns wirklich funktionierte.“

Mit Gruppen und Sammlungen bietet Bitwarden eine effiziente Lösung zum Teilen von Passwörtern und eine Möglichkeit für UTP, Passwörter in großem Maßstab zu verwalten. Diese Flexibilität ermöglicht unterschiedlichste Lösungen, etwa die Organisation nach Team, Abteilung, Funktion oder anderen Kriterien.

Bei der Evaluierung von Bitwarden nahm Rodness Bitwarden Send, eine leistungsstarke integrierte Funktion für das verschlüsselte Teilen von Text oder Dateien zwischen zwei Personen, genau unter die Lupe.

Rodness erklärte: „Bitwarden Send hat ein Problem gelöst, von dem wir gar nicht wussten, dass wir es hatten. Derzeit nutzen wir Bitwarden in der IT-Abteilung, aber wenn wir einem Endbenutzer ein Passwort mitteilen müssen [der noch nicht in Bitwarden eingerichtet wurde], kommt Bitwarden Send ins Spiel – und es hat dieses Problem effektiv gelöst.“

So funktioniert Bitwarden Send : Es verschlüsselt eine Datei oder einen Textblock und erzeugt in der Bitwarden Cloud einen Link zu den verschlüsselten Informationen. Der Benutzer, der den Send erstellt, kann den Link über einen vertrauenswürdigen Kanal, etwa eine interne Instant Message, an den Empfänger weitergeben. Nach dem Klicken auf den Link werden die Inhalte lokal heruntergeladen und entschlüsselt. Da nur die verschlüsselte Datei gehostet wird, kann Bitwarden die Dateiinhalte nicht sehen. Zu den weiteren in Bitwarden Send verfügbaren Einstellungen gehören die Begrenzung der Anzahl der Downloads, das Festlegen eines Ablaufdatums, das Hinzufügen eines Passwortschutzes und mehr.

„Bitwarden Send ist eine hervorragende Möglichkeit, Text, Passwörter und Informationen sicher zu senden. Ich kann gar nicht genug Gutes darüber sagen.“

Die Kommandozeilen-Schnittstelle (CLI) ermöglicht technischen Benutzern schnellen und einfachen Zugriff auf alle Funktionen, die auch in anderen Bitwarden-Client-Anwendungen verfügbar sind. Dadurch lassen sich Bitwarden-Funktionen per Skript ausführen und automatisieren, wie Rodness beschreibt: „Die [Bitwarden] CLI ist ein integraler Bestandteil meines Skripting-Prozesses für das Benutzer-Onboarding und das Teilen von Passwörtern. Mit der CLI kann ich dieses Passwort generieren und in jeder gewünschten Variablen speichern.

Anschließend kann ich Bitwarden Send innerhalb dieser CLI verwenden, um einen Link zu generieren, der an einen Manager oder Mitarbeiter weitergegeben wird. All das lässt sich automatisieren, was mir die Arbeit erleichtert. Für jemanden wie mich, der Skripte für die Automatisierung schreibt, ist es phänomenal, Bitwarden innerhalb der CLI nutzen zu können.“

Mit einem einheitlichen System für die Passwortverwaltung, Bitwarden Send und Automatisierung über die Kommandozeilen-Schnittstelle hat das IT-Team Verbesserungen in den internen Abläufen festgestellt. Das UTP-Team schätzt, dass es 10 Stunden IT-Zeit pro Woche einspart.

„Es gibt definitiv Verbesserungen bei der Produktivität, es gibt Verbesserungen im Workflow. Bitwarden ermöglicht es mir, produktiver zu sein und schnellere Lösungen zu haben, die zugleich sicherer sind. Ich kann Bitwarden in all meinen Automatisierungen nutzen.“

Mit 120 Jahren führender Erfahrung im Verlagswesen plant UTP, weiterhin ein wichtiger Teil der größeren akademischen Verlagsgemeinschaft zu bleiben. Da IT-Komplexität und Sicherheitsrisiken zugenommen haben, ist es wichtiger denn je, UTP-Mitarbeiter vor unsicheren Passwörtern und Datenschutzverletzungen zu schützen.

„Es gibt mehrere Sicherheitsebenen, und Passwortverwaltung ist zu 100 Prozent ein Teil davon“, sagte Rodness. „Alle machen sich Gedanken über interne Sicherheit – wir suchen ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern. Bitwarden ist zu einem entscheidenden Bestandteil unserer Sicherheitsstrategie geworden.“