University of Toronto Press vindt een efficiënte oplossing voor wachtwoorddeling met Bitwarden

Klantprofiel

• Opgericht: 1901

• Sector: uitgeverijen, retail

• Eindgebruikers: 250-300

• Locatie: Toronto, Ontario

University of Toronto Press (UTP), opgericht in 1901, is Canada's toonaangevende academische uitgever en een van de grootste universiteitsuitgeverijen in Noord-Amerika. Elk jaar publiceert UTP ongeveer 180 nieuwe wetenschappelijke boeken, studieboeken en boeken voor een algemeen publiek. UTP heeft een reputatie van uitmuntendheid, voortkomend uit de publicatie van invloedrijke auteurs en uitstekend onderzoek.

De activiteiten van UTP werden gehinderd door een vaak over het hoofd geziene uitdaging: wachtwoorden. Hoewel het team bekend was met wachtwoordbeheerders, was het probleem dat iedereen een andere gebruikte. Shane Rodness, associate network administrator, beschrijft: “Het team gebruikte wachtwoordbeheerders, maar omdat iedereen de wachtwoordbeheerder van zijn of haar keuze gebruikte... was er een mix van mensen die verschillende [beheerders] gebruikten. We konden geen wachtwoorden delen.”

Kortom, wachtwoordbeheer werd aan de gebruikers overgelaten, wat resulteerde in een rommelige mix van oplossingen: er werden verschillende populaire wachtwoordbeheerders en obscure lokale beheerders gebruikt, en geen daarvan kon met elkaar communiceren. “Er was geen centrale controle, geen centraal gebruikersbeheer en zeker geen manier om wachtwoorden op een veilige en schaalbare manier te delen,” zei Rodness.

Rodness en de rest van de IT-afdeling van UTP gingen om tafel om de verschillende opties voor wachtwoordbeheer te evalueren. Uiteindelijk was Bitwarden de duidelijke keuze die aan al hun behoeften voldeed. Vooral de manier waarop Bitwarden delen afhandelt via collecties, die kunnen worden gezien als gedeelde mappen met wachtwoorden die aan specifieke gebruikersgroepen zijn toegewezen. Rodness legde uit: “De grootste uitdaging voor ons was het veilig delen van wachtwoorden en secrets - dit was iets waarvoor we een oplossing nodig hadden. Bitwarden-collecties voor veilig delen maakten het mogelijk om wachtwoordbeheer op een elegante manier op te schalen - het voldeed aan heel veel eisen.”

Waarom koos UTP voor Bitwarden?

• Open source

• Platform-/apparaatonafhankelijk

• Groepen/collecties

• Beveiligingsaudits

• Veilig delen

UTP bracht hun wachtwoorden onder in teamgerichte collecties, die je kunt zien als een gedeelde map met wachtwoorden binnen een Bitwarden-organisatie. Er werd een ontwikkelaarscollectie toegewezen aan het ontwikkelaarsteam, er werd er een aangemaakt voor het retail-supportteam, enzovoort, met een aparte collectie voor beheerders met verhoogde rechten. Bij elke aangemaakte collectie gaven Rodness en zijn team gebruikers toestemming om nieuwe wachtwoorden toe te voegen om onderling te delen, zonder tussenkomst van IT: “We konden collecties opsplitsen per team en een structuur creëren die echt voor ons werkte.”

Met groepen en collecties biedt Bitwarden een efficiënte oplossing voor het delen van wachtwoorden, en een manier voor UTP om wachtwoorden op grote schaal te beheren. Deze flexibiliteit maakt uiteenlopende oplossingen mogelijk, zoals organiseren op team, afdeling, functie of meer.

Tijdens zijn evaluatie van Bitwarden nam Rodness Bitwarden Send onder de loep, een krachtige ingebouwde functie voor één-op-één versleuteld delen van tekst of bestanden.

Rodness legde uit: “Bitwarden Send loste een probleem op waarvan we niet wisten dat we het hadden. Op dit moment gebruiken we Bitwarden binnen de IT-afdeling, maar als we een wachtwoord moeten doorgeven aan een eindgebruiker [die nog niet in Bitwarden is ingesteld], dan komt Bitwarden Send van pas en lost het dat probleem effectief op.”

De manier waarop Bitwarden Send werkt is dat het een bestand of tekstblok versleutelt en een link naar de versleutelde informatie in de Bitwarden Cloud genereert. De gebruiker die de Send aanmaakt, kan de link via een vertrouwd kanaal, zoals een intern chatbericht, naar de ontvanger doorsturen. Wanneer op de link wordt geklikt, wordt de inhoud lokaal gedownload en ontsleuteld. Omdat alleen het versleutelde bestand wordt gehost, kan Bitwarden de inhoud van het bestand niet zien. Andere instellingen die beschikbaar zijn met Bitwarden Send zijn onder meer het beperken van het aantal downloads, een vervaldatum instellen, wachtwoordbeveiliging toevoegen en meer.

“Bitwarden Send is een uitstekende manier om tekst, wachtwoorden en informatie veilig te verzenden. Ik kan er niet genoeg goeds over zeggen.”

De opdrachtregelinterface (CLI) biedt technische gebruikers snel en eenvoudig toegang tot alle functies die beschikbaar zijn in andere Bitwarden-clienttoepassingen. Dit maakt het mogelijk om Bitwarden-functies te scripten en te automatiseren, zoals Rodness beschrijft: “[Bitwarden] CLI is een integraal onderdeel van mijn scriptproces voor user-onboarding en het delen van wachtwoorden. Met de CLI kan ik dat wachtwoord genereren en opslaan in elke gewenste variabele.

Vervolgens kan ik Bitwarden Send binnen die CLI gebruiken om een link te genereren die wordt doorgestuurd naar een manager of medewerker. Dit kan allemaal worden geautomatiseerd, wat mijn leven makkelijker maakt. Voor iemand zoals ik, die scripts schrijft voor automatisering, is het fantastisch om Bitwarden binnen de CLI te kunnen benutten.”

Met een uniform systeem voor wachtwoordbeheer, Bitwarden Send en automatisering via de opdrachtregelinterface heeft het IT-team een verbetering gezien in de interne processen. Het UTP-team schat dat zij 10 uur IT-tijd per week besparen.

“Er zijn absoluut verbeteringen in de productiviteit, er zijn verbeteringen in de workflow. Met Bitwarden kan ik productiever zijn en sneller oplossingen bieden die ook veiliger zijn. Ik kan Bitwarden inzetten in al mijn automatiseringen.”

Met 120 jaar leiderschap in de uitgeverijwereld wil UTP een belangrijk onderdeel blijven van de bredere academische uitgeefgemeenschap. Nu de IT-complexiteit en beveiligingsrisico’s zijn toegenomen, is het belangrijker dan ooit om UTP-medewerkers te beschermen tegen onveilige wachtwoorden en datalekken.

“Er zijn meerdere beveiligingslagen en wachtwoordbeheer maakt daar 100 procent deel van uit,” zei Rodness. “Iedereen maakt zich zorgen over interne beveiliging - we zoeken altijd naar manieren om processen te verbeteren. Bitwarden is een cruciaal onderdeel geworden van onze beveiligingsaanpak.”