Golden Communications werkt productiever dankzij intuïtief wachtwoordbeheer

Opgericht: 1996

Branche: websiteontwerp en beheerde webservices

Medewerkers: ~ 50

Te beheren inloggegevens: 3000+

Locatie: Newport Beach, CA

Golden Communications is gespecialiseerd in diensten voor marketingbureaus, waaronder professioneel websiteontwerp, managed web en digitale marketingdiensten. Golden Communications is gevestigd in Newport Beach, CA, en ondersteunt met 50 medewerkers honderden klanten, van start-ups en mkb-bedrijven tot Fortune 500-bedrijven. Met vier locaties verspreid over drie continenten is het groeiende bureau er trots op een wereldwijd bedrijf te zijn met een diverse klantenkring.

Golden Communications moest meer dan 3.000 inloggegevens beheren en veilig opslaan die gekoppeld waren aan de website- en cloudhosting-ecosystemen van hun klanten. Om deze uitdaging aan te pakken, gebruikte het team van Golden Communications aanvankelijk LastPass voor wachtwoordbeheer. 

Hoewel de oplossing enkele aanvankelijke uitdagingen oploste, bracht deze ook nieuwe problemen voor het team met zich mee. 

Ten eerste waren er de laadtijden van LastPass, waardoor medewerkers niet snel toegang hadden tot hun kluizen en wachtwoorden wanneer ze die nodig hadden. Dit had een negatieve invloed op de productiviteit van gebruikers. 

“De belangrijkste reden om van LastPass af te stappen was het gebrek aan snelheid, vooral bij de Chrome-extensie,” zei Chief Technical Officer Andrew Nguyen. “Het was pijnlijk traag voor onze gebruikers, die er in de loop der jaren meerdere keren over klaagden.”

Ook de beheer- en eindgebruikersfunctionaliteit van LastPass was complex en moeilijk te gebruiken. “Hun beheerconsole was erg verwarrend om doorheen te navigeren,” zei Anya Pitre, Client Services Representative. “Soms verwijderde ik mensen en dan werd er een e-mail naar het hele bedrijf gestuurd dat iemand was verwijderd. En ik kon niet ontdekken hoe ik dat kon uitschakelen.” 

Golden Communications besteedde ook regelmatig kostbare bedrijfstijd aan het oplossen van problemen bij het gebruik van de oplossing op meerdere apparaten. Volgens Nguyen: “Eens per week of eens in de twee weken gebruikte een teamlid een ander type apparaat dat niet goed werkt, tenzij je bepaalde tips en trucs kent. Het is erg vermoeiend om dat proces te moeten doorlopen.” 

Tot slot pasten de prijsopties van LastPass niet bij de behoeften van een groeiend bedrijf. Om gebruik te kunnen maken van de bedrijfsspecifieke beveiligingsfuncties die het bedrijf nodig had, werd Golden Communications gedwongen extra seats aan te schaffen, zelfs als ze die niet nodig hadden.

“We moesten een minimumaantal seats aanschaffen om bepaalde zakelijke functies te krijgen, waardoor we uiteindelijk betaalden voor onnodige seats die we niet gebruikten. Dat vond ik nogal belachelijk.”

Enkele teamleden van Golden Communications hadden persoonlijke Bitwarden-accounts en raadden het Nguyen aan. “Ze gebruiken Bitwarden al jaren en vinden het erg prettig voor persoonlijk gebruik,” zei Nguyen. “Pitre en ik hebben ons aangemeld om het uit te proberen en te zien of Bitwarden alles was wat zij beweerden.”

Nadat hij het verschil in snelheid, gebruiksgemak en prijs had gezien, besloot Nguyen dat het tijd was om over te stappen van LastPass naar Bitwarden.

Met Bitwarden heeft Golden Communications een hogere productiviteit ervaren dankzij snellere laadtijden van de Chrome-browserextensie, waardoor medewerkers zich kunnen richten op wat het belangrijkst is: hun klanten. “Ik vind de Bitwarden Chrome-extensie erg prettig, hij is gebruiksvriendelijk en makkelijk te navigeren,” zei Pitre. 

Bitwarden heeft ook de behoefte aan extra ondersteuning en vragen vanuit het team van Nguyen verminderd.

Toen Golden Communications besloot over te stappen op Bitwarden, verliep de migratie eenvoudig. Nguyen vertelt: “Toen we uit LastPass exporteerden en in Bitwarden importeerden, verliep de overgang heel soepel. Ik was onder de indruk, want we hadden enorme hoeveelheden data die we migreerden en het was heel eenvoudig.”

De naadloze import werd vooral mogelijk gemaakt door de openbare API en command line interface van Bitwarden. “We hebben een command line gebruikt om in een fractie van een seconde duizenden mappen te verwijderen; het was een soepel en eenvoudig proces,” zei Nguyen.

Met Bitwarden kan het team nu eenvoudig door de beheerinstellingen navigeren. Pitre zei: “Het is beslist makkelijk geweest om door de beheeromgeving te navigeren. In tegenstelling tot LastPass, dat allerlei verschillende beleidsregels heeft die je moet in- of uitschakelen, biedt Bitwarden een veel gestroomlijndere ervaring.” 

Ook het onboardingproces voor nieuwe medewerkers is met Bitwarden eenvoudiger geworden. Nguyen merkte op dat de duidelijke gebruikersinterface van Bitwarden het voor nieuwe medewerkers gemakkelijker maakte om de wachtwoordbeheerder te gaan gebruiken.

Golden Communications had een flexibel systeem voor wachtwoordbeheer nodig dat kon worden afgestemd op hun specifieke behoeften als bureau. Met meer dan 3.000 inloggegevens om te beheren, kreeg Golden Communications regelmatig toegang tot klantwebsites en servers met alternatieve login-gegevens, naast standaard gebruikersnamen of wachtwoorden. 

Met aangepaste velden in Bitwarden kan Golden Communications die informatie nu eenvoudig automatisch invullen. Volgens Nguyen: “Er zijn veel andere labels die op de website worden gebruikt, niet alleen een wachtwoord, maar ook andere aspecten ervan. Dit aangepaste veld kan voor ons erg handig zijn.”

Nguyen en zijn team maakten ook gebruik van de flexibele beheer- en organisatiestructuur in Bitwarden door collecties en gebruikersgroepen te gebruiken die aansluiten op hun behoeften als bureau. “We gebruiken collecties in feite voor elk van onze klanten,” zei Pitre. Vervolgens wijst het team voor elke afdeling een gebruikersgroep aan waarin ze toegangsrechten definiëren, zodat alle klantinformatie georganiseerd blijft. 

Terwijl Golden Communications het gebruik van Bitwarden blijft uitbreiden, kijkt Nguyen ernaar uit om tweefactorauthenticatie (2FA) via Duo in te schakelen, evenals integratie met single sign-on. “We hebben hier bij Golden Comm eigenlijk voor iedereen een Duo-account,” zei Nguyen. “En hopelijk behouden we met Bitwarden, tweefactorauthenticatie en single sign-on een strikte beveiliging.”

Lees meer over wat Bitwarden voor uw bedrijf kan betekenen en meld u aan voor een gratis proefperiode van 7 dagen!