De levenscyclus van referentiegegevens: blijf vooruitlopen om je beveiliging en toegangsbeheer te versterken

Belangrijkste punten uit dit artikel:

• Eigenaarschap gedurende de levenscyclus: Beveiliging van referentiegegevens vereist duidelijk eigenaarschap, van aanmaak tot rotatie, delen en deprovisioning.

• Meer dan aanmaken/verwijderen: Effectieve programma’s omvatten governance, zichtbaarheid en controles die verweesde toegang en onbeheerde secrets voorkomen.

• Afstemming op IAM: Beheer van de levenscyclus van referentiegegevens vormt een aanvulling op identiteits- en toegangsbeheer door te verbeteren hoe referentiegegevens worden uitgegeven en onderhouden.

• Klaar voor enterprise: Gecentraliseerde tools en herhaalbare processen helpen het beheer van referentiegegevens op te schalen zonder te vertrouwen op ad-hoc menselijke workflows.

• Beveiliging en flexibiliteit: De integratie van moderne tools voor referentiegegevens verbetert de compliancepositie en verlaagt risico’s tijdens onboarding, rolwijzigingen en offboarding.

Het beheren van referentiegegevens is een van de belangrijkste aspecten van het onderhouden en waarborgen van bedrijfsbeveiliging en data. Toch worstelen veel organisaties nog steeds met de vraag hoe ze referentiegegevens moeten beheren na de eerste aanmaak.

Net zoals elke medewerker een gebruikers-“levenscyclus” doorloopt die begint met werving en onboarding, hebben referentiegegevens ook een levenscyclus, van aanmaak tot verwijdering. Dit maakt deel uit van een uitgebreid proces dat bekendstaat als beheer van de identiteitslevenscyclus. Dat is ook een belangrijk onderdeel van het handhaven van beveiliging en toegangscontrole, zodat geautoriseerde gebruikers de juiste toegang hebben tot digitale assets, systemen, tools, applicaties en resources om succesvol en veilig te kunnen werken.

De eerste stap bij het opzetten van effectief beheer van referentiegegevens is het instellen van centraal eigenaarschap van referentiegegevens. Zonder duidelijke eigendomsstructuur raken referentiegegevens verspreid, ongevolgd of zelfs verloren wanneer medewerkers van rol veranderen of vertrekken.

Door eigenaarschap te centraliseren, krijgen organisaties:

• Volledig inzicht om ervoor te zorgen dat alle referentiegegevens van gebruikers bekend zijn en voldoen aan het beveiligingsbeleid

• Uitgebreide rapportage waarbij inzichten in alle referentiegegevens beschikbaar zijn voor audits en compliance

• Volledige eventlogregistratie waarbij elke actie rond het gebruik van referentiegegevens wordt bijgehouden

• Naadloze offboarding, zodat referentiegegevens eenvoudig aan een andere gebruiker kunnen worden overgedragen wanneer een medewerker vertrekt en verweesde of ontoegankelijke referentiegegevens worden voorkomen

Net zoals elke medewerker een traject binnen de organisatie doorloopt, doorlopen digitale referentiegegevens ook een traject dat begint met aanmaak, meerdere tussenfasen kent en eindigt met verwijdering.

De belangrijkste fasen van de levenscyclus van referentiegegevens zijn:

Controles voor referentiegegevens

• Bouw een gecentraliseerde aanpak voor het beheer van referentiegegevens. Definieer belangrijk beleid voor hoe referentiegegevens worden aangemaakt, gedeeld en beheerd. Dit omvat beleid voor collectiebeheer en beleid voor individuele kluizen, zodat referentiegegevens vanaf het begin georganiseerd en compliant zijn.

Aanmaak van referentiegegevens

• Het aanmaken van referentiegegevens, of het nu gaat om een wachtwoord, secret, SSH-sleutel, API-sleutel, passkey of andere gevoelige informatie. Een beleid voor wachtwoordlengte zorgt er bijvoorbeeld voor dat referentiegegevens volgens standaard en veilige aanmaakprocessen worden aangemaakt.

Beheer van referentiegegevens

• Zorg ervoor dat je gebruikers en teams referentiegegevens delen volgens veilige richtlijnen en beleidsregels. Dit betekent dat alleen de juiste personen op het juiste moment over de juiste referentiegegevens beschikken.

Monitoring en rapportage van referentiegegevens

• Monitor op risico’s door bij te houden hoe referentiegegevens worden gebruikt, wie er toegang toe heeft en welke andere patronen op beveiligingsrisico’s kunnen wijzen. De rapporten over kluisgezondheid en ledentoegang van Bitwarden helpen je de gezondheid van referentiegegevens op peil te houden.

Overdracht van inloggegevens

• Voor uit dienst getreden gebruikers of gebruikers die van afdeling veranderen, moeten hun inloggegevens mogelijk worden overgedragen aan nieuwe eigenaren. Dit is een belangrijk onderdeel van het offboarding-, deprovisioning- of afdelingswijzigingsproces om ervoor te zorgen dat toegang snel opnieuw wordt toegewezen.

Verwijdering van inloggegevens

• Wanneer inloggegevens niet meer nodig zijn, moeten ze correct en permanent worden verwijderd, zodat ze niet zonder toezicht van beheerders in het systeem blijven staan.

Zonder een goed gedefinieerde strategie voor het beheer van inloggegevens die begint met centrale controle over inloggegevens, stellen veel organisaties zich bloot aan datalekken, misbruik van inloggegevens en ongeautoriseerde toegang. Hier zijn enkele voorbeelden:

Gebrek aan zichtbaarheid en toezicht

Volgens Forrester wordt 80% van de datalekken veroorzaakt door misbruik van accounts met verhoogde rechten. Stel dat je organisatie net een datalek heeft meegemaakt: wat gebeurt er als je een beveiligingsaudit moet uitvoeren van de toegangsrechten van gebruikers binnen en buiten je organisatie? Verkeerd beheer van digitale inloggegevens kan leiden tot aanzienlijke beveiligingsrisico’s, waardoor het cruciaal is om robuuste beleidsregels en tools te hebben om deze inloggegevens effectief te beschermen en te beheren.

Het beveiligingsgat van SSO

De levenscyclus van inloggegevens houdt er rekening mee dat niet alle applicaties SSO ondersteunen. Veel legacy-systemen, diensten van derden en cloudapplicaties integreren niet met SSO-providers. Medewerkers moeten ook vaak toegang hebben tot externe leveranciersportals, partnersites of andere SaaS-tools die niet zijn gekoppeld aan het SSO-systeem van hun organisatie. En dan hebben we het nog niet eens over niet-goedgekeurde applicaties: medewerkers melden zich vaak zelfstandig aan voor SaaS-tools, zonder goedkeuring van een beheerder. Daardoor zouden deze applicaties niet met het SSO-systeem zijn geïntegreerd. Hier biedt beheer van inloggegevens redundantie en bedrijfscontinuïteit, met volledige dekking en beheerderstoezicht voor alle applicaties en gebruiksscenario’s.

Offboardingrisico

Uit een recent onderzoek van Wing Security blijkt dat 63% van de bedrijven mogelijk voormalige medewerkers heeft met toegang tot organisatiegegevens. Het offboarden van medewerkers lijkt op het eerste gezicht misschien een eenvoudige beheertaak. Maar zonder de juiste processen die niet alleen rekening houden met gegevens, maar ook met toegang tot inloggegevens, lopen organisaties risico op:

• Datalekken

• Diefstal van intellectueel eigendom

• Uit dienst getreden gebruikers die nog steeds toegang hebben tot inloggegevens

• Verloren of vergeten inloggegevens achtergelaten door uit dienst getreden gebruikers

• Gedeelde inloggegevens die huidige gebruikers niet meer kunnen openen

Door eigenaarschap vanaf het begin te beheren, kunnen organisaties beveiligingsrisico’s proactief beheersen, toegang stroomlijnen en volledig toezicht behouden gedurende de hele levenscyclus van inloggegevens.

Een moderne aanpak voor veilig delen

Concurrerende wachtwoordbeheerders slagen er niet in inloggegevens te behandelen als dynamische gegevens. Sommige leveranciers dwingen gebruikers bijvoorbeeld in een star deelmodel, waardoor het onmogelijk is om afzonderlijke kluisinloggegevens aan meerdere kluizen toe te wijzen. Een marketingteam dat slechts één inloggegeven van het productteam nodig heeft, moet dan toegang krijgen tot de volledige kluis van het productteam.

Andere oplossingen missen volledig de mogelijkheid voor centrale controle en beheer van kluizen. Dit gedecentraliseerde model, waarbij elk inloggegeven eigendom is van een individuele gebruiker, betekent dat gebruikers privé-inloggegevens kunnen hebben die niet zichtbaar zijn voor beheerders. Dit leidt tot verweesde records en brengt grote beveiligingsrisico’s met zich mee. Dit alles beheren is prima voor kleinere bedrijven, maar wordt op ondernemingsniveau bijna onmogelijk schaalbaar te maken.

Bitwarden biedt een betere manier, waarbij rekening wordt gehouden met het feit dat bedrijfsinloggegevens essentiële, dynamische gegevensbronnen zijn en dat ondernemingen zowel beveiliging als flexibiliteit nodig hebben voor het beheer van inloggegevens. Door het belang van digitale inloggegevens in veilige deelpraktijken te benadrukken, zorgt Bitwarden ervoor dat gevoelige informatie wordt beschermd tegen cyberdreigingen met robuuste beleidsregels en tools.

In tegenstelling tot concurrenten met starre deelmodellen of volledig gedecentraliseerde kluizen, maakt Bitwarden het mogelijk dat inloggegevens veilig tegelijk in meerdere kluizen staan, zonder de beveiliging in gevaar te brengen. Dit betekent dat teams toegang hebben tot de inloggegevens die ze nodig hebben, zonder onnodige blootstelling aan volledige kluizen. Daarnaast biedt Bitwarden uitgebreide beheercontroles, zodat organisaties inloggegevens centraal kunnen beheren en tegelijk waar nodig gebruikersgericht gebruik kunnen toestaan. Deze balans maakt Bitwarden geschikter voor ondernemingen, schaalbaarder en flexibeler.

Begin van de levenscyclus

Volledige controle vanaf dag één

Bitwarden Enterprise en beleidsregels voor collectiebeheer geven je bij de eerste configuratie de mogelijkheid om direct te bepalen wie toegang heeft tot wat. Door deze beleidsregels meteen vanaf het begin vast te leggen, zorg je later voor meer consistentie. Klanten die er bijvoorbeeld voor kiezen om het Beleid voor centraal eigenaarschap van organisaties in te schakelen, voorkomen dat medewerkers kluisitems in een persoonlijke kluis opslaan, waardoor beheerders volledig toezicht hebben op inloggegevens.

Met de Bitwarden wachtwoordgenerator, kunnen beheerders sterke wachtwoordbeleidsregels afdwingen en eindgebruikers in staat stellen die wachtwoorden eenvoudig en veilig te maken in overeenstemming met die beleidsregels. De wachtwoordgenerator werkt bovendien naadloos samen met de functie voor automatisch invullen van de browserextensie, zodat gebruikers direct bij het instellen van een account een sterk en uniek wachtwoord kunnen maken en dit rechtstreeks in hun kluis kunnen opslaan. Wanneer gebruikers een loginpagina bezoeken, herkent Bitwarden de opgeslagen inloggegevens direct. In plaats van wachtwoorden handmatig te typen, vult de functie voor automatisch invullen de inloggegevens nu veilig in.

Alles tussenin in de levenscyclus

Veilig delen

Bitwarden biedt de meest uitgebreide en robuuste instellingen voor collectiebeheer op de markt. Deze collectie-instellingen bieden diverse beheerstrategieën voor collecties en kluisitems. Wilt u volledige controle over alle inloggegevens van de organisatie en volledig administratief toezicht? Of kiest u liever voor een flexibelere selfservice-ervaring voor gebruikers die minimale rechten ondersteunt? Met deze instellingen kunt u dit afstemmen op het beleid van uw bedrijf.

Monitoring en rapportage

Met Bitwarden-rapporten over kluisgezondheid, toegangsrapporten voor leden en gebeurtenislogboeken krijgen beheerders volledig inzicht in alle inloggegevens die in gebruik zijn, inclusief details zoals welke zijn gedeeld, wie ze opent en of ze risico lopen (zwakke, hergebruikte of bij datalekken betrokken wachtwoorden, ontbrekende MFA en meer)

Einde van de levenscyclus

Herstel en overdracht van inloggegevens bij offboarding

Wanneer een gebruiker uitstroomt, worden zijn of haar accounts ingetrokken om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. De volgende Bitwarden-functies geven beheerders volledig inzicht en controle over hoe inloggegevens opnieuw kunnen worden toegewezen of overgedragen wanneer een medewerker het bedrijf verlaat of van afdeling verandert:

• Toegangsrapporten voor leden geven details over alle items waartoe een gebruiker toegang had

• Gebeurtenislogboeken en SIEM tonen tot welke inloggegevens een gebruiker onlangs toegang had

• Onbeheerde collecties worden weergegeven, zodat beheerders weten wat opnieuw moet worden toegewezen en verweesde inloggegevens tot een minimum worden beperkt

• Beleid voor centraal eigenaarschap van de organisatie: zorg dat alle collecties en items onder toezicht van beheerders vallen

Verwijderen van inloggegevens

Wanneer inloggegevens niet meer nodig zijn, maken de Bitwarden-functionaliteiten voor toegang met minimale rechten, robuust beheer van inloggegevens en administratieve controle het eenvoudig om inloggegevens veilig uit het systeem te verwijderen. Zo blijven er geen ongebruikte inloggegevens achter die de beveiliging in gevaar kunnen brengen. Gebruik de Bitwarden-functie voor gebeurtenislogboeken om te volgen en te bevestigen dat inloggegevens succesvol en permanent zijn verwijderd.

Laat planning voor het beheer van de levenscyclus van inloggegevens geen bijzaak zijn: veel organisaties pakken dit pas aan wanneer een medewerker vertrekt of er een datalek plaatsvindt. Denk vooruit om voorop te blijven. Hier zijn tips om uw teams op weg te helpen.

Stel vragen

• Hoe beheren we momenteel inloggegevens wanneer een medewerker het bedrijf verlaat of een nieuwe functie krijgt?

• Hoe volgen we gedeelde inloggegevens tussen teams?

• Hoe weten we tot welke applicaties toegang wordt verkregen buiten onze identiteitsprovider om? Kunnen we ongeautoriseerde toegang voorkomen?

• Wat gebeurt er als inloggegevens verkeerd worden behandeld of met de verkeerde persoon worden gedeeld?

Denk aan de voordelen op lange termijn

• Het opstellen van een plan voor de levenscyclus van inloggegevens kan tijd besparen en beveiligingsrisico’s verminderen, vooral tijdens risicovolle gebeurtenissen zoals offboarding.

• Beheer van inloggegevens helpt zero trust af te dwingen: daarbij wordt niemand vertrouwd en wordt aangenomen dat een inbreuk voortdurend dreigt of al heeft plaatsgevonden, waardoor elke gebruiker een verificatieproces moet doorlopen voordat toegang wordt verleend.

• In een tijd waarin het personeelsverloop pieken bereikt (een recent artikel van Fast Company noemt het een “employee exodus”), moet uw team nadenken over hoe u uw personeel, hun beveiliging en, het belangrijkst, hun inloggegevens beheert. Dit is niet alleen een HR-verandering, maar een beveiligingskwestie voor de hele organisatie.

De levenscyclus van inloggegevens wordt te vaak over het hoofd gezien en gesprekken over wie eigenaar is van inloggegevens van de organisatie beginnen te laat. In werkelijkheid zijn dit essentiële aspecten van identiteits- en toegangsbeheer. Bitwarden biedt ingebouwde functionaliteiten voor zakelijk wachtwoordbeheer waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op veel meer dan alleen het aanmaken en verwijderen van inloggegevens. Bitwarden integreert ook moderne tools voor beheer van inloggegevens om de beveiliging en flexibiliteit te verbeteren. Deze zakelijke functies helpen best practices op te stellen voor rapportage, delen en overdragen, zodat organisaties hun gegevens van begin tot eind beschermen. Lees meer door een gratis zakelijke proefperiode van 7 dagen.

Privileged access management (PAM)

Privileged access management (PAM) is een cruciaal onderdeel van beheer van inloggegevens dat zich richt op het controleren en monitoren van toegang tot gevoelige systemen en gegevens. PAM-oplossingen bieden fijnmazige toegangscontrole, zodat alleen geautoriseerde gebruikers specifieke acties binnen systemen kunnen uitvoeren. Ze volgen en loggen ook alle activiteiten, waardoor een audittrail ontstaat voor beveiligings- en compliancedoeleinden. Door PAM te implementeren kunnen organisaties beveiligingsrisico’s beperken, gevoelige gegevens beschermen en ervoor zorgen dat gebruikerstoegang beperkt blijft tot alleen de machtigingen die nodig zijn om hun functie uit te voeren. Deze aanpak verbetert niet alleen de beveiliging, maar helpt organisaties ook te voldoen aan wettelijke vereisten en een robuuste beveiligingshouding te behouden.

Toegangsbeheer en beheer van inloggegevens

Toegangsbeheer en beheer van inloggegevens zijn nauw verwante concepten die samenwerken om veilige toegang tot systemen en gegevens te garanderen. Toegangsbeheer omvat het controleren wie toegang heeft tot welke digitale assets en wat zij binnen systemen kunnen doen nadat ze zijn geauthenticeerd. Beheer van inloggegevens daarentegen omvat de veilige omgang met inloggegevens van gebruikers, waaronder wachtwoorden, certificaten, tokens en sleutels. Door een systeem voor beheer van inloggegevens en beleid voor toegangsbeheer te implementeren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat gebruikersidentiteiten worden geverifieerd, toegangsrechten worden beperkt en gevoelige gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Deze geïntegreerde aanpak helpt een veilige en efficiënte omgeving te behouden, verlaagt het risico op datalekken en zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot kritieke systemen en informatie.