Golden Communications steigert die Produktivität mit intuitiver Passwortverwaltung

Gegründet: 1996

Branche: Webdesign und Managed-Web-Services

Mitarbeitende: ~ 50

Zu verwaltende Zugangsdaten: 3000+

Standort: Newport Beach, CA

Golden Communications ist auf Dienstleistungen für Marketingagenturen spezialisiert, darunter professionelles Webdesign, Managed Web und digitale Marketing-Services. Mit Hauptsitz in Newport Beach, Kalifornien, unterstützt Golden Communications mit seinen 50 Mitarbeitenden Hunderte von Kunden – von Start-ups über KMU bis hin zu Fortune-500-Unternehmen. Mit vier Standorten auf drei Kontinenten ist die wachsende Agentur stolz darauf, ein globales Unternehmen mit einem vielfältigen Kundenstamm zu sein.

Golden Communications musste über 3.000 Zugangsdaten im Zusammenhang mit den Website- und Cloud-Hosting-Ökosystemen seiner Kunden verwalten und sicher speichern. Um diese Herausforderung zu bewältigen, nutzte das Team von Golden Communications zunächst LastPass für die Passwortverwaltung. 

Die Lösung löste zwar einige anfängliche Herausforderungen, brachte für das Team jedoch auch neue Probleme mit sich. 

An erster Stelle standen die Ladezeiten von LastPass: Mitarbeitende konnten nicht schnell auf ihre Tresore und Passwörter zugreifen, wenn sie sie benötigten, was sich negativ auf die Produktivität der Benutzer auswirkte. 

„Der Hauptgrund für den Wechsel weg von LastPass war die fehlende Geschwindigkeit, insbesondere bei der Chrome-Erweiterung“, sagte Chief Technical Officer Andrew Nguyen. „Für unsere Benutzer, die sich über die Jahre mehrfach beschwert hatten, war es quälend langsam.“

Auch die LastPass-Funktionen für Administration und Endbenutzer waren komplex und schwer zu bedienen. „Die Navigation in der Administrationskonsole war sehr verwirrend“, sagte Anya Pitre, Client Services Representative. „Manchmal habe ich Personen entfernt, und dann wurde eine E-Mail an das gesamte Unternehmen verschickt, dass eine Person entfernt worden war. Und ich konnte nicht herausfinden, wie ich das abstellen kann.“ 

Golden Communications musste außerdem regelmäßig wertvolle Arbeitszeit aufwenden, um Probleme bei der Nutzung der Lösung auf mehreren Geräten zu beheben. Nguyen zufolge „nutzte etwa einmal pro Woche oder alle zwei Wochen ein Teammitglied einen anderen Gerätetyp, der nicht besonders gut funktioniert, wenn man nicht bestimmte Tipps und Tricks kennt. Es ist sehr anstrengend, diesen Prozess jedes Mal durchlaufen zu müssen.“ 

Schließlich passten die Preisoptionen von LastPass nicht zu den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens. Um die benötigten geschäftsspezifischen Sicherheitsfunktionen nutzen zu können, war Golden Communications gezwungen, zusätzliche Lizenzen zu kaufen, selbst wenn diese nicht benötigt wurden.

„Wir mussten eine Mindestanzahl an Lizenzen kaufen, um bestimmte Geschäftsfunktionen zu erhalten. Am Ende zahlten wir also für unnötige Lizenzen, die wir nicht nutzten – das fand ich ziemlich absurd.“

Einige Teammitglieder von Golden Communications hatten private Bitwarden-Konten und empfahlen Nguyen die Lösung. „Sie nutzen Bitwarden seit Jahren und sind für die private Nutzung sehr zufrieden damit“, sagte Nguyen. „Pitre und ich haben uns angemeldet, um es zu testen und herauszufinden, ob Bitwarden hält, was es verspricht.“

Nachdem Nguyen die Unterschiede bei Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Preis gesehen hatte, entschied er, dass es Zeit war, von LastPass zu Bitwarden zu wechseln.

Mit Bitwarden hat Golden Communications durch schnellere Ladezeiten in der Chrome-Browsererweiterung eine höhere Produktivität erzielt, sodass Mitarbeitende sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist – ihre Kunden. „Die Bitwarden Chrome-Erweiterung gefällt mir wirklich gut. Sie ist einfach zu bedienen und leicht zu navigieren“, sagte Pitre. 

Bitwarden hat außerdem den Bedarf an zusätzlichem Support und an Rückfragen aus Nguyens Team minimiert.

Als Golden Communications sich für den Wechsel zu Bitwarden entschied, verlief die Migration unkompliziert. Nguyen berichtet: „Als wir aus LastPass exportiert und in Bitwarden importiert haben, war der Übergang sehr reibungslos. Ich war beeindruckt, denn wir hatten riesige Datenmengen zu migrieren, und es war sehr einfach.“

Der nahtlose Import wurde vor allem durch die Öffentliche API und die Kommandozeilen-Schnittstelle (CLI) von Bitwarden ermöglicht. „Wir haben eine Kommandozeile verwendet, um Tausende von Ordnern in Sekundenbruchteilen zu entfernen. Es war ein reibungsloser und einfacher Prozess“, sagte Nguyen.

Mit Bitwarden kann das Team nun administrative Einstellungen einfach navigieren. Pitre sagte: „Die Navigation im Administratorbereich war definitiv einfach. Im Gegensatz zu LastPass, wo es eine Vielzahl verschiedener Richtlinien gibt, die man aktivieren oder deaktivieren muss, bietet Bitwarden eine deutlich effizientere Erfahrung.“ 

Auch der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende ist mit Bitwarden unkomplizierter geworden. Nguyen merkte an, dass die selbsterklärende Benutzeroberfläche von Bitwarden neuen Mitarbeitenden die Einführung des Passwort-Managers erleichtert hat.

Golden Communications benötigte ein flexibles Passwortmanagement-System, das sich an die spezifischen Anforderungen der Agentur anpassen lässt. Mit mehr als 3.000 zu verwaltenden Zugangsdaten griff Golden Communications regelmäßig auf Kundenwebsites und Server mit alternativen Anmeldeinformationen zu, zusätzlich zu standardmäßigen Benutzernamen oder Passwörtern. 

Mit benutzerdefinierten Feldern in Bitwarden kann Golden Communications diese Informationen nun ganz einfach automatisch ausfüllen. Nguyen zufolge „gibt es viele weitere Labels, die in die Website einfließen, nicht nur ein Passwort, sondern auch andere Aspekte. Dieses benutzerdefinierte Feld kann für uns sehr hilfreich sein.“

Nguyen und sein Team nutzten außerdem die flexible Administrations- und Organisationsstruktur in Bitwarden, indem sie Sammlungen und Benutzergruppen einsetzten, um ihre Anforderungen als Agentur zu erfüllen. „Wir verwenden Sammlungen im Grunde für jeden unserer Kunden“, sagte Pitre. Anschließend weist das Team jedem Fachbereich eine Benutzergruppe zu, für die Zugriffsberechtigungen definiert werden. So bleiben alle Kundeninformationen übersichtlich organisiert. 

Da Golden Communications die Nutzung von Bitwarden weiter ausbaut, freut sich Nguyen darauf, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über Duo sowie die Single Sign-on-Integration zu aktivieren. „Wir haben tatsächlich ein Duo-Konto für alle hier bei Golden Comm“, sagte Nguyen. „Und hoffentlich werden wir mit Bitwarden, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-on ein hohes Sicherheitsniveau aufrechterhalten.“

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