Vom Zugangsdaten-Chaos zur inneren Ruhe: Wie Bitwarden die Sicherheit an der Hillbrook Anglican School gestärkt hat

Gegründet: 1986 Größe: 250 Mitarbeitende Branche: Bildungswesen Standort: Enoggera, Australien Vorherige Lösung: LastPass

Die Hillbrook Anglican School unterrichtet 900 Schüler der Jahrgangsstufen 7 bis 12 auf ihrem Campus in den Vororten von Brisbane, Australien. Neben der Schülerschaft und den Lehrkräften umfasst die Hillbrook Anglican School auch Abteilungen wie IT, Finanzen, Schüleraufnahme und Marketing. Die Schule genießt hohes Ansehen für ihre starken akademischen Leistungen und ihren umfassenden Lehrplan. Um ihren hervorragenden Ruf ganzheitlich zu bewahren, suchte Hillbrook nach einer robusten Lösung zur Passwortverwaltung, die sensible Schüler- und Verwaltungsdaten schützt.

Aufgrund bekannter Datenschutzverletzungen, die die vorherige Lösung betrafen, wurde Lee Pickering, IT-Leiter der Hillbrook Anglican School, zunehmend besorgt über die Abhängigkeit von diesem Tool. Pickering stellte außerdem eine erhebliche Schwachstelle bei der Verwaltung von Zugangsdaten fest, die von ehemaligen Mitarbeitenden gespeichert worden waren. Die Übernahme der Eigentümerschaft an diesen Passwörtern erwies sich als äußerst schwierig und zeitaufwendig. Pickering und das IT-Team recherchierten Alternativen und grenzten ihre Auswahl auf zuverlässige und sichere Passwort-Manager ein, die den Zeit-, Kosten- und Energieaufwand der Schule wert waren.

Pickering kannte Bitwarden, da er es bei seinem vorherigen Arbeitgeber genutzt hatte. Er wusste, dass es sich um eine plattformunabhängige Lösung mit großer Flexibilität handelte, und entschied sich schließlich dafür, sie in der Hillbrook-Verwaltung einzuführen. Besonders überzeugend waren die Funktionen für persönliche Tresore und Organisations-Tresore mit der Möglichkeit, Daten zwischen ihnen zu übertragen, Bitwarden-Sammlungen, die eine Segmentierung nach Abteilungen ermöglichten, sowie die Möglichkeit, Abteilungsleitungen die Eigentümerschaft über ihre Sammlung und Untersammlungen zu geben. Hillbrook unterteilt Bitwarden-Sammlungen derzeit nach Abteilungen wie IT, Finanzen oder Marketing. „Obwohl die IT den Überblick über alles behält, ermöglichen wir den Abteilungsleitungen, ihre Passwörter selbst zu verwalten, was ein hohes Maß an Autonomie schafft“, sagte Pickering. „Bitwarden passt einfach hervorragend zu unseren Anforderungen.“

Mit Bitwarden hat Pickering nun in jeder Hinsicht ein neues Gefühl der Sicherheit. „Jetzt können Mitarbeitende kommen und gehen, ohne Hürden bei der Passwort-Eigentümerschaft“, sagte er. „Es ist viel einfacher, Passwörter zu behalten, wenn Mitarbeitende ausscheiden.“ Entscheidend war zudem, dass Bitwarden das australische Cybersicherheits-Framework „Essential Eight“ erfüllt, ebenso wie die Möglichkeit, internationale NIST-Standards einzuhalten. 

Seit der Einführung von Bitwarden ist das abteilungsübergreifende Teilen von Passwörtern bei Hillbrook einfacher und sicherer, wodurch es nicht mehr nötig ist, Passwörter aufzuschreiben oder per E-Mail zu senden. Gleichzeitig haben sich die Mitarbeitenden von der Nutzung browserbasierter Passwort-Manager — einer verbreiteten, aber riskanten Strategie zur Verwaltung von Passwörtern — zugunsten der Bitwarden-Browser-Erweiterung verabschiedet. „Anfangs gab es aufgrund der Gewohnheit, Passwörter in Browsern zu speichern, etwas Zögern bei der Einführung, aber die Bitwarden-Browser-Erweiterung hat diese Sorge wirklich entschärft“, sagte Pickering. Parallel zum Wechsel weg von Browser-Passwort-Managern integrierte Hillbrook Microsoft Entra ID mit Bitwarden für nahtloses SSO, wobei MFA für die meisten Benutzer eingerichtet ist. Die Mitarbeitenden nutzen Bitwarden inzwischen auch zum Speichern von Notizen und Kreditkartendaten für die Nutzung in der Organisation.

Das IT-Team von Hillbrook ging das Onboarding transparent und kommunikativ an. „Die IT war zuerst an Bord, und wir konnten zeigen, dass es sehr gut funktionierte“, sagte Pickering. „Anschließend haben wir es in unserem Finanzteam eingeführt, kurz darauf kamen weitere Abteilungen hinzu. Insgesamt verlief das Onboarding reibungslos, und unsere Mitarbeitenden waren sehr unterstützend.“ Pickering konzentriert sich darauf, Benutzern bereits beim ersten Kontakt die Vorteile von Bitwarden zu vermitteln, und betont, wie wichtig es ist, das Master-Passwort so stark wie möglich zu machen. Mit einem Augenzwinkern in Richtung „Der Herr der Ringe“ sagte Pickering, er stelle das Master-Passwort häufig als „das eine Passwort, das über alle herrscht“ dar.

Hillbrook plant, seine Bitwarden-Benutzerplätze um das Zehnfache zu erweitern; die künftige Einführung umfasst auch die Lehrkräfte. Dazu gehören umfassende Schulungen und Onboarding, insbesondere für Lehrkräfte, die noch keinen Passwort-Manager verwendet haben. „Wir werden Informationen darüber teilen, was geplant ist, Videos zum Produkt bereitstellen, es in Sitzungen mit allen Lehrkräften demonstrieren und Einzelgespräche dazu anbieten, wie das Produkt funktioniert. Unser Ziel ist es, den Einstieg zu begleiten, damit er weniger überwältigend wirkt.“

Pickering empfiehlt Bitwarden anderen Organisationen, einschließlich Bildungseinrichtungen, nachdrücklich. „Die Flexibilität des Systems, die einfache Übernahme der Eigentümerschaft bei Mitarbeiterwechseln und die erheblichen Sicherheitsverbesserungen, die Bitwarden bietet, haben unser Leben deutlich einfacher und stressfreier gemacht.“

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