Van chaos rond inloggegevens naar gemoedsrust: hoe Bitwarden de beveiliging bij Hillbrook Anglican School versterkte

Opgericht: 1986 Grootte: 250 medewerkers Sector: Onderwijs Locatie: Enoggera, Australië Vorige oplossing: LastPass

Hillbrook Anglican School geeft les aan 900 leerlingen in de leerjaren 7 t/m 12 op de campus in de buitenwijken van Brisbane, Australië. Naast de leerlingen en het onderwijzend personeel heeft Hillbrook Anglican School ook afdelingen voor IT, financiën, inschrijvingen en marketing. De school staat hoog aangeschreven om haar sterke academische prestaties en brede curriculum. Vanuit een brede aanpak om haar uitstekende reputatie te behouden, zocht Hillbrook een robuuste oplossing voor wachtwoordbeheer om gevoelige informatie van leerlingen en administratieve gegevens te beveiligen.

Door bekende datalekken bij hun vorige oplossing maakte Lee Pickering, Director of IT van Hillbrook Anglican School, zich steeds meer zorgen over hun afhankelijkheid van de tool. Pickering zag ook een ernstig tekortkoming bij het beheer van inloggegevens die door voormalige medewerkers waren opgeslagen. Het eigenaarschap van deze wachtwoorden overnemen bleek uitzonderlijk moeilijk en tijdrovend. Pickering en het IT-team onderzochten alternatieven en beperkten hun zoektocht tot betrouwbare en veilige wachtwoordbeheerders die de tijd, het geld en de energie van de school waard waren.

Pickering kende Bitwarden, omdat hij het bij zijn vorige werkgever had gebruikt. Hij wist dat het een platformonafhankelijke oplossing was die veel flexibiliteit bood en koos er uiteindelijk voor om deze binnen de administratie van Hillbrook te implementeren. Voordelen die eruit sprongen waren de functionaliteit voor persoonlijke en organisatiekluizen, met de mogelijkheid om gegevens daartussen over te dragen, Bitwarden-collecties, die segmentatie per afdeling mogelijk maakten, en de mogelijkheid om afdelingsmanagers eigenaarschap te geven over hun collectie en subcollecties. Hillbrook deelt Bitwarden-collecties momenteel in per afdeling, zoals IT, financiën of marketing. “Hoewel IT overal toezicht op houdt, geven we afdelingsmanagers beheer over hun wachtwoorden, wat een grote mate van autonomie mogelijk maakt,” aldus Pickering. “Bitwarden werkt gewoon heel goed voor onze behoeften.”

Met Bitwarden heeft Pickering over de hele linie nieuwe gemoedsrust. “Nu kunnen medewerkers komen en gaan zonder hindernissen rond wachtwoordeigenaarschap,” zei hij. “Het is veel eenvoudiger om wachtwoorden te behouden wanneer medewerkers vertrekken.” Dat Bitwarden voldoet aan het Australische cybersecurityraamwerk “Essential Eight” was ook cruciaal, net als de mogelijkheid om te voldoen aan internationale NIST-standaarden. 

Sinds de implementatie van Bitwarden kan Hillbrook eenvoudiger en veiliger wachtwoorden delen tussen afdelingen, waardoor het niet meer nodig is om wachtwoorden op te schrijven of per e-mail te versturen. Tegelijkertijd zijn de medewerkers afgestapt van browsergebaseerde wachtwoordbeheerders — een veelgebruikte maar riskante strategie voor wachtwoordbeheer — en gebruiken ze nu de Bitwarden-browserextensie. “Er was aanvankelijk wat aarzeling over de uitrol vanwege de gewoonte om wachtwoorden in browsers op te slaan, maar de Bitwarden-browserextensie nam die drempel echt weg,” aldus Pickering. Naast de overstap van browserwachtwoordbeheerders heeft Hillbrook Microsoft Entra ID geïntegreerd met Bitwarden voor naadloze SSO, met MFA ingeschakeld voor de meeste gebruikers. Medewerkers zijn Bitwarden ook gaan gebruiken voor het opslaan van notities en creditcardgegevens voor gebruik binnen de organisatie.

Het IT-team van Hillbrook koos voor een transparante en communicatieve aanpak bij de onboarding. “IT was als eerste aan boord en we hebben bewezen dat het heel goed werkte,” zei Pickering. “Daarna hebben we het uitgerold naar ons financiële team, waarna al snel andere afdelingen volgden. Over het algemeen verliep de onboarding soepel en waren onze medewerkers zeer ondersteunend.” Pickering richt zich erop gebruikers bij de eerste kennismaking te informeren over de voordelen van Bitwarden en benadrukt het belang om het hoofdwachtwoord zo sterk mogelijk te maken. Met een knipoog naar ‘Lord of the Rings’ zegt Pickering dat hij het hoofdwachtwoord vaak positioneert als “het ene wachtwoord om ze allemaal te beheersen.”

Hillbrook is van plan het aantal Bitwarden-licenties te vertienvoudigen, met een toekomstige uitrol naar het onderwijzend personeel. Dit omvat uitgebreide training en onboarding, vooral voor docenten die nog geen wachtwoordbeheerder hebben gebruikt. “We delen informatie over wat eraan komt, video’s over het product, demonstreren het tijdens sessies voor alle docenten en houden één-op-één-sessies over hoe het product werkt. Ons doel is om te helpen bij de eerste stappen, zodat het minder overweldigend wordt.”

Pickering raadt Bitwarden ten zeerste aan bij andere organisaties, waaronder onderwijsinstellingen. “De flexibiliteit van het systeem, het gemak waarmee eigenaarschap kan worden overgenomen bij personeelswisselingen en de aanzienlijke beveiligingsverbeteringen die Bitwarden biedt, hebben ons leven veel eenvoudiger en stressvrijer gemaakt.”

Lees meer over wat Bitwarden voor uw school of bedrijf kan betekenen en meld u aan voor een gratis proefperiode van 7 dagen!